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工程文檔生成管理軟件是什么

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 　　項目文檔是特別重要的知識資產(chǎn)，是項目成果的重要記錄。項目文檔是項目管理的任務之一，文檔管理是一項復雜的重復性工作。項目規(guī)模越大，掌握難度越大，文檔管理就越重要。什么是項目文檔管理軟件，下面是泛普軟件的介紹。

　　一、工程文檔生成管理軟件有哪些功能

　　1.文檔名稱列表

　　文件名列表管理文件夾下的文件名，查看對應文件夾下的文件列表，下載文件到本地計算機，在線讀取文件內(nèi)容，對文件進行相關(guān)操作。

　　2.項目文檔交付清單

　　用于檢查項目各階段的項目成果和可交付成果，作者可以清晰直觀地看到可交付成果是否提交以及何時提交，大大減少了項目成果的檢查工作。文檔模板:創(chuàng)建項目時，可以復制標準的文檔模板，整合多個項目的經(jīng)驗，將重復率高的文檔模板放入文檔模塊，在需要引用其他項目時方便快捷，提高工作效率。

工程文檔生成管理軟件有哪些功能

　　3.文檔搜索

　　全局搜索文檔標題或文檔，搜索各種組合的文檔，快速找到所需文檔。

　　二、工程文檔生成管理軟件有什么優(yōu)勢

　　1.簡單且可擴展

　　作為一種高質(zhì)量的文檔管理解決方案，文檔管理系統(tǒng)可以使企業(yè)集中保存所有文檔，并在需要或緊急情況下方便地訪問它們。此外，一個服務良好的文檔管理系統(tǒng)還具有可擴展性，這意味著企業(yè)可以在需求發(fā)生變化時輕松添加新功能，簡化新流程和各部門的管理。

　　2.強大的管理功能

　　毫無疑問，文檔管理系統(tǒng)具有非常強大的文檔管理功能，既可以減少書面工作，又可以維護業(yè)務流程。我們知道文檔管理系統(tǒng)的工作流程遵循明確的企業(yè)規(guī)則，可以限制流程或無關(guān)員工訪問文檔，也可以分類存儲數(shù)據(jù)，節(jié)省時間，讓員工投入到更有價值的工作中。

工程文檔生成管理軟件有什么優(yōu)勢

　　3.信息整合功能

　　先進的技術(shù)文檔管理系統(tǒng)，可以將所有流程和企業(yè)部門整合到一個平臺上，優(yōu)點是將稅務、地址、客戶信函、供應商信息都保存在一個地方，然后一鍵生成企業(yè)需要的報表，這是高端技術(shù)的另一個強大優(yōu)勢。

　　三、工程文檔生成管理軟件存在的問題

　　1.文件管理系統(tǒng)不完善

　　在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，系統(tǒng)建設仍然是短板，軟件文檔作為軟件的靈魂，還沒有從系統(tǒng)層面得到保障和有效管理。軟件文檔的創(chuàng)建、存儲和利用無法從根本上實現(xiàn)標準化，導致文檔搜索速度慢、效率低、文檔安全性缺乏保障、文檔無法有效協(xié)作和共享、知識管理不力。

　　2.文檔管理意識不深

　　在大部分正在使用的應用軟件中，很少見到帶有“在線幫助”功能的軟件，這主要是由于軟件系統(tǒng)規(guī)劃設計過程中沒有考慮到這一功能造成的。在日常的軟件維護工作中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)用戶因為操作不熟練，對一個簡單的操作或流程束手無策而向供應商尋求支持。軟件廠商往往被動地向用戶提供相關(guān)的軟件文檔。大多數(shù)軟件公司對文檔的重要性認識不足，文檔管理缺乏規(guī)劃和管理的問題仍然存在。

　　3.文件內(nèi)容不夠規(guī)范

　　地區(qū)和縣級企業(yè)開發(fā)的軟件中，文檔內(nèi)容不規(guī)范的現(xiàn)象更為明顯。主要體現(xiàn)在:文檔內(nèi)容描述不完善，內(nèi)容更新不及時。其次，文檔編寫不規(guī)范，主要表現(xiàn)在軟件項目實施過程中，各個階段的文檔沒有進行分級整理和管理，各種文檔資料缺少一個可以參考的樣本。更重要的是，在前人所寫的基礎(chǔ)上，修改內(nèi)容，完成任務。另外，有些文件只追求形式，忽視實際效用。

　　4.文檔管理不夠統(tǒng)一

　　隨著信息系統(tǒng)的不斷優(yōu)化升級，新的需求和變化不斷產(chǎn)生，各種文檔也越來越多。但是，我們并沒有建立一個計算機軟件文檔信息庫來存儲軟件項目開發(fā)過程中不同時期的各類文檔。但是這些分散的文檔非常容易造成查詢和控制上的困難，目前也沒有很好的文檔管理工具，無法實現(xiàn)統(tǒng)一管理。

　　選擇一個好的文檔管理系統(tǒng)非常重要，它將為企業(yè)打造一個高效、安全、易用的文檔管理軟件。企業(yè)可以根據(jù)自身需求選擇管理軟件，使其與企業(yè)配對，為企業(yè)提供高效快捷的管理手段。

發(fā)布：2023-02-16 13:55    編輯：泛普軟件 · syy    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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