走向昆明OA信息化的新一代辦公自動化

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傳統(tǒng)的辦公自動化以日常的信息和事務(wù)處理為重點(diǎn)，而知識管理則以智力資本的生產(chǎn)及利用為核心，兩者看似完全不同的概念，實(shí)際上卻有著緊密的聯(lián)系。當(dāng)知識管理越來越多的融入到辦公自動化系統(tǒng)中，OA的價(jià)值隨之發(fā)生根本性的改變，由此傳統(tǒng)OA必將走上一條變革之路。

知識管理與OA的關(guān)系

事實(shí)上，我們很難從單純的技術(shù)體系角度來區(qū)分兩者，它們的關(guān)系更多的是基于管理理念和實(shí)際應(yīng)用層面上的，兩者之間既有區(qū)別，也有交叉和關(guān)聯(lián)，還有一個(gè)誰超越誰的層面。

從既有的概念上來說，OA是辦公自動化的英文簡稱，從字面上理解，它至少包含兩層意思：第一層是“辦公”，我們首先想到的是“公文流轉(zhuǎn)”、“檔案管理”，這也是起源于政府收發(fā)文的OA的典型特征，也可以說是OA的主要管理對象；第二層是“自動化”，即將一些原有的紙張信息和手工工作進(jìn)行電子化，目標(biāo)是提升企業(yè)辦公的效率。

而知識管理相對于OA而言算是新概念，盡管在中國也經(jīng)歷了一個(gè)不短的發(fā)展時(shí)期。它的產(chǎn)生一方面是由于外部環(huán)境的變化，即工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代向知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的轉(zhuǎn)變；另一方面是企業(yè)認(rèn)識到知識作為智力資本，將帶來可觀的效益，并成為企業(yè)持續(xù)性發(fā)展的重要動力。從斯維拜（Karl E Sverby）對知識管理的定義“利用組織的無形資產(chǎn)創(chuàng)造價(jià)值的藝術(shù)。”上來看，知識管理也至少包含了兩層意思：第一層是“無形資產(chǎn)”，這就是說知識往往以無形的形態(tài)存在，本質(zhì)是內(nèi)化的智力和能力，因而知識管理的對象區(qū)別于有形的傳統(tǒng)資源管理；第二層是“創(chuàng)造價(jià)值”，知識管理正是要將知識作為特殊的產(chǎn)品，進(jìn)行開發(fā)、利用和增值，目標(biāo)是通過知識管理提升企業(yè)發(fā)展的內(nèi)動力。

如上所述，OA和知識管理的區(qū)別首先在于兩者的管理核心和范圍不同，前者是對企業(yè)辦公過程中產(chǎn)生的一些有形的信息和日常的辦公流程進(jìn)行管理，以提升辦公的效率和企業(yè)管理的規(guī)范性，因此它更多的關(guān)注既有的文檔、資產(chǎn)等這樣一些有形物質(zhì)資源，強(qiáng)調(diào)的是“有序化和規(guī)范化”；后者是對企業(yè)的知識，也就是智力資本（包括以各種有形形態(tài)存在的顯性知識和存在于人頭腦中的隱性知識）進(jìn)行管理，以通過對其的最大化開發(fā)和利用提升企業(yè)的能力，它關(guān)注的是知識的載體（人）和知識的利用（過程），強(qiáng)調(diào)的是“靈活性、關(guān)聯(lián)性和可轉(zhuǎn)化性”。其次，兩者的區(qū)別還在于OA更多的是一種技術(shù)手段，一種信息平臺，而知識管理除了技術(shù)之外，還包含了企業(yè)更高層面的管理體系和方法論。從這個(gè)意義上來看，知識管理又是超越于OA的。OA管理的對象是單純的信息，而知識管理的對象則上升到知識，即智力資本，它能更有力的支持企業(yè)的運(yùn)營和發(fā)展。

另外，我們還可以看出，知識管理和OA又是緊密聯(lián)系、相輔相成的。首先，知識來源于信息，但又高于信息，它能夠更為有效的凝聚個(gè)體和組織的智慧，是信息的一個(gè)質(zhì)的飛躍；而信息是知識產(chǎn)生的土壤，知識從信息中被識別、提取和加工。因此知識管理首先應(yīng)該基于信息的管理；其次，OA是支持員工工作的辦公平臺，而無論從知識的來源來看（企業(yè)中既有的資料、人頭腦中的知識、工作過程中產(chǎn)生的知識），還是從知識的利用來看（取之于工作中，應(yīng)用于工作中），知識管理的實(shí)現(xiàn)都需要具體的辦公平臺作為支撐。因此我們說知識管理作為更高層面的管理方法論，將提升OA的應(yīng)用價(jià)值；而OA也將為知識管理的實(shí)現(xiàn)提供實(shí)際層面的平臺支撐。

知識管理導(dǎo)向的新一代OA

新一代OA以知識管理為導(dǎo)向，這就意味著對傳統(tǒng)的OA進(jìn)行變革，納入先進(jìn)的管理理念和體系架構(gòu)，以更好的符合知識管理的要求。概括而言，它在以下幾個(gè)方面區(qū)別于傳統(tǒng)OA：

＊信息管理到知識管理

傳統(tǒng)OA的目標(biāo)是支持企業(yè)日常辦公事務(wù)的處理和管理的規(guī)范化，它的核心是“信息管理”，體現(xiàn)在：更多時(shí)候是關(guān)注可視化的文檔、數(shù)據(jù)等，是對“顯化的、靜態(tài)的”既有內(nèi)容進(jìn)行管理，所作的工作是將原有分散和凌亂的信息進(jìn)行重新的組織、展現(xiàn)，而往往缺乏對這些信息之間的關(guān)聯(lián)，信息背后的價(jià)值進(jìn)行進(jìn)一步的挖掘；而新一代OA的目標(biāo)是提取組織的智力資本并對其進(jìn)行利用，它的核心是“知識管理”，除了對信息的整理之外，還關(guān)注對信息價(jià)值的挖掘及利用，同時(shí)，相比較傳統(tǒng)OA，它更多的強(qiáng)調(diào)對“顯性和隱性的、動態(tài)的”知識進(jìn)行管理，所以新一代OA除了建設(shè)靜態(tài)的知識庫外，還包括對動態(tài)的知識過程的管理，如知識內(nèi)容組織、知識生產(chǎn)活動、業(yè)務(wù)過程中的知識運(yùn)用等。

＊孤島式環(huán)境到協(xié)同式環(huán)境

知識管理的一個(gè)重要基礎(chǔ)便是創(chuàng)建高度協(xié)同的環(huán)境，包括知識獲取的環(huán)境、知識共享的環(huán)境、知識創(chuàng)新的環(huán)境等。傳統(tǒng)OA由于自身的局限性難以做到這點(diǎn)，例如傳統(tǒng)OA中的絕大部分信息是孤島式和靜態(tài)的，相互之間缺乏應(yīng)有的關(guān)聯(lián)，并且信息的廣度和深度也十分有限，與企業(yè)的業(yè)務(wù)也沒有進(jìn)行很好的對接，辦公環(huán)境更多的呈現(xiàn)封閉和孤島式，不利于知識的建設(shè)；而新一代OA創(chuàng)建的是開放的協(xié)同式環(huán)境，信息與信息、人與人、業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)與業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)等都進(jìn)行了緊密的聯(lián)結(jié)和充分的整合，使得協(xié)同工作可以跨越地理邊界和組織邊界隨時(shí)隨地的進(jìn)行，并呈現(xiàn)相當(dāng)?shù)撵`活性和互動性，在這樣一個(gè)協(xié)同式的環(huán)境下，知識管理工作可以更為有效的進(jìn)行。

＊信息技術(shù)平臺到知識文化平臺

知識管理不僅意味著提供信息管理的平臺，更多的是在理念上和功能體系上倡導(dǎo)一種知識文化的建設(shè)。傳統(tǒng)OA更多的是承擔(dān)信息技術(shù)平臺的角色，盡管它也提供一些討論組、文檔庫等功能，但并沒有形成完整的知識管理體系；新一代OA則以知識管理為指導(dǎo)思想，將知識的獲取、整理、分發(fā)、共享、積累、創(chuàng)新等貫穿到各個(gè)環(huán)節(jié)中，并提供相應(yīng)的工具進(jìn)行支持。同時(shí)由于其各部分應(yīng)用都鮮明的體現(xiàn)出知識管理的思想，例如以人為本、重視對過程的管理和動態(tài)的管理等，因而更有利于幫助企業(yè)建立知識管理的體系，包括知識的組織、知識的制度、知識的倉庫、知識的流程等。換言之，新一代OA致力于將原有的文檔管理、人事管理、流程管理等進(jìn)行重新整合，以適應(yīng)整個(gè)知識體系環(huán)境建設(shè)的需求。

＊新一代OA給企業(yè)帶來更多價(jià)值

當(dāng)OA的功能由傳統(tǒng)的信息發(fā)布、公文流轉(zhuǎn)、日常辦公平臺變?yōu)橐灾R管理、組織文化、協(xié)同工作時(shí)，一方面，企業(yè)可以利用辦公平臺所積累的信息及提供的管理環(huán)境便利的進(jìn)行更高層面的知識建設(shè)，并將知識及時(shí)的應(yīng)用于日常的事務(wù)中，形成相互促進(jìn)的良性循環(huán)；另一方面，企業(yè)也必將從這樣的OA中獲益，在規(guī)范企業(yè)管理，提高辦公效率的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步從無形的智力資本中獲取企業(yè)發(fā)展的動力，從智力資產(chǎn)中獲得最大的利益。

作者：泛微軟件市場總監(jiān) 王晨志