項(xiàng)目經(jīng)理用的工程管理系統(tǒng)

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　　在現(xiàn)代的企業(yè)運(yùn)營中，大大小小的項(xiàng)目無處不在，重?fù)?dān)就落在了項(xiàng)目經(jīng)理身上。工欲善其事必先利其器，當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理能掌握一些管理工具，則管理效率就能事半功倍。

　　一、項(xiàng)目經(jīng)理必須了解的管理工具

　　1、甘特圖

　　甘特圖(Gantt chart)又稱為橫道圖、條狀圖(Bar chart)。其通過條狀圖來顯示項(xiàng)目、進(jìn)度和其他時間相關(guān)的系統(tǒng)進(jìn)展的內(nèi)在關(guān)系隨著時間進(jìn)展的情況。以提出者亨利·勞倫斯·甘特(Henry Laurence Gantt)先生的名字命名。

　　甘特圖工具強(qiáng)大且易于使用，它以圖表形式清晰展示了項(xiàng)目當(dāng)前狀態(tài)及待完成的里程碑。它還可以展現(xiàn)任務(wù)之間的從屬關(guān)系。對于項(xiàng)目經(jīng)理來說，通過甘特圖去把握項(xiàng)目整體進(jìn)度、任務(wù)從屬非常重要。

　　2、SWOT分析工具

　　在市場營銷中，SWOT工具經(jīng)常被用到。其實(shí)，SWOT工具適用于很多場景，它從優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會和威脅四個維度去分析事物，對于項(xiàng)目經(jīng)理來說，是一個非常有用的工具。借助SWOT，可以對項(xiàng)目有一個整體全面的認(rèn)識，找到優(yōu)勢重點(diǎn)發(fā)揮，找到劣勢盡量避免。

　　有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理常說，內(nèi)部的優(yōu)勢和劣勢不會迅速改變，但是外部的機(jī)會稍縱即逝，而威脅總是存在的。

　　3、資源利用圖

　　資源利用圖可助項(xiàng)目經(jīng)理了解項(xiàng)目成員中誰有空閑、誰正在忙碌、誰的工作負(fù)擔(dān)過重，以便更合理地將任務(wù)分配給團(tuán)隊(duì)成員。當(dāng)有新任務(wù)時，可根據(jù)資源利用圖里的人員及其空閑情況分配工作，從而實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)最大效率。

　　項(xiàng)目管理軟件中的資源利用圖非常有利于項(xiàng)目經(jīng)理來高效調(diào)配資源，從而大大降低人力成本的浪費(fèi)。

　　4、網(wǎng)絡(luò)圖(思維導(dǎo)圖)

　　網(wǎng)絡(luò)圖或邏輯圖表示項(xiàng)目的流程，用箭頭將事件(里程碑)和活動(任務(wù))連接起來。事件指特定的時間，它們不占用時間，而活動要占用時間或消耗資源。

　　5、項(xiàng)目管理軟件

　　除了各種各樣的圖表和工具，使用一款項(xiàng)目管理軟件可以有效的幫助項(xiàng)目經(jīng)理提升管理效率，相比于傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理軟件，SaaS云端模式的項(xiàng)目管理軟件更具優(yōu)勢。它可以快速使用各種項(xiàng)目管理工具來對項(xiàng)目統(tǒng)籌。

　　二、泛普軟件項(xiàng)目管理系統(tǒng)的好處

　　1、規(guī)范項(xiàng)目流程

　　企業(yè)可梳理項(xiàng)目類別，總結(jié)不同項(xiàng)目的流程規(guī)范，為每個類別的項(xiàng)目定義項(xiàng)目流程模板，設(shè)置對應(yīng)的項(xiàng)目流程，作為同類別項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)。如一個企業(yè)有多種項(xiàng)目，即可設(shè)置多種不同的項(xiàng)目模板。當(dāng)新建項(xiàng)目時，選擇對應(yīng)的模板可直接匹配項(xiàng)目任務(wù)。不僅規(guī)范項(xiàng)目管理流程，還節(jié)省新建項(xiàng)目的時間。

　　2、合理利用項(xiàng)目資源

　　人力成本是項(xiàng)目的核心成本，如何充分利用人力資源是項(xiàng)目的管理重點(diǎn)與難點(diǎn)?？梢暬膯T工忙閑狀況查詢和派工，派工過程可以根據(jù)員工的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)能力水平等條件鎖定員工，并根據(jù)項(xiàng)目需要啟用立性管理，實(shí)現(xiàn)智能化人力資源分配。

　　3、快捷溝通

　　對于企業(yè)來說，項(xiàng)目需要多個部門協(xié)同完成，必然面臨大量的溝通。如何提高溝通效率，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中按照系統(tǒng)的預(yù)設(shè)流程流轉(zhuǎn)，清晰定義每個部門的權(quán)限和工作內(nèi)容，能一定程度提高工作效率，節(jié)省內(nèi)部溝通成本。通過即時通訊功能實(shí)現(xiàn)內(nèi)部溝通，提升項(xiàng)目實(shí)施效率。

　　4、把控項(xiàng)目財務(wù)

　　項(xiàng)目管理系統(tǒng)不僅可以顯示項(xiàng)目預(yù)算構(gòu)成，還實(shí)時顯示項(xiàng)目各個階段、各種資源類別的實(shí)際成本，幫助用戶隨時查詢并對比項(xiàng)目實(shí)際成本和預(yù)算成本的差異，并根據(jù)需要及時調(diào)整項(xiàng)目預(yù)算或項(xiàng)目計劃，有效控制項(xiàng)目資源的投入。

　　5、協(xié)同辦公

　　對于項(xiàng)目型企業(yè)來說，經(jīng)常涉及到外出辦公。通過移動辦公幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)考勤打卡、費(fèi)用報銷、工時填報、文檔查閱等功能，提升辦公效率。

　　對于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來說，一個項(xiàng)目從立項(xiàng)開始到結(jié)項(xiàng)，需要多個部門配合運(yùn)作。其中，每個團(tuán)隊(duì)成員可能還不止參與一個項(xiàng)目，通常需要多項(xiàng)目并行。面對橫向、縱向交織的項(xiàng)目任務(wù)協(xié)同方式，充分合理配置人力、物力、財力資源，對企業(yè)來講至關(guān)重要。于是，項(xiàng)目管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。