土建行業(yè)深圳市泰安建設工程公司的工程項目管理OA系統(tǒng)案例分析

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 　公司介紹：

　　深圳市泰安建設工程有限公司成立于2004年，是國家住建部頒發(fā)的房屋建筑工程施工總承包壹級資質(zhì)企業(yè)，主要經(jīng)營業(yè)務包括房建總承包、基礎設施、機電安裝、投資開發(fā)和工程設計等,下設4個分支機構,經(jīng)營區(qū)域主要在廣東河源汕尾、安徽合肥、陜西西安、江西南昌及河南鄭州。近年來主要經(jīng)濟指標實現(xiàn)較大增長，綜合實力不斷提高，是具競爭力和成長性的建筑企業(yè)之一。

　　泰安建設牢記“聚力筑精品，誠信建泰安”的神圣使命，以成為“各方認同的現(xiàn)代建設企業(yè)”為愿景，為顧客提供專業(yè)、貼心的及時服務為目標。勇于承擔社會責任，秉承“誠信、合作、共贏”的企業(yè)精神，牢固堅持“ 創(chuàng)國際品質(zhì)、享優(yōu)質(zhì)生活、擔社會責任”的核心價值觀，以昂揚的斗志搶抓機遇，直面挑戰(zhàn)，切身履行企業(yè)的經(jīng)濟責任和社會責任，為我國建筑業(yè)繁榮發(fā)展做出新的更大貢獻。

　管理現(xiàn)狀:

　　建筑項目的生產(chǎn)要素有勞動力、材料、機械設備、技術和資金，這些要素具有集合性、相關性、目的性和環(huán)境適應性，是一種相互結合的立體多維的關系，這就說明項目的實現(xiàn)是一個具有系統(tǒng)性的施工過程。建筑項目管理具有系統(tǒng)管理的特點。加強項目管理，必須對施工項目的生產(chǎn)要素詳細分析，認真研究并強化其管理。泛普項目管理系統(tǒng)著眼于建筑施工項目中的各種生產(chǎn)要素的系統(tǒng)協(xié)調(diào)、有效管理，既考慮到對單個項目中各種生產(chǎn)因素的管理，又考慮到建筑企業(yè)管理過程中對公司有限資源的統(tǒng)籌安排及有效利用。下文就以深圳泰安為例，簡單介紹針對建筑施工企業(yè)項目管理的特點，以及如何建立完善、高效的項目管理信息化系統(tǒng)。

　問題業(yè)務分析：

　　由于建筑行業(yè)具有分散的性質(zhì)、點多面廣、流動性強，同時大部分公司都是集團化運作，分子公司和項目部往往是在遠離集團總部的異地進行生產(chǎn)活動。在傳統(tǒng)的管理模式下，各項目部、分子公司、總公司之間的溝通成本大、效率低，項目中的種種風險也不能有效的得到控制，重要信息不能及時傳到集團總部。這些特點決定了建筑業(yè)比其他行業(yè)更加需要且更受益于信息化管理。

　　1、面向項目組織的橫向集團全面管理;

　　2、面向最終管理單元的項目全程管理。

　　集團管理注重企業(yè)的服務與管理職能，旨在為項目正常運行提供資金、人力、資產(chǎn)、知識、信息溝通等方面的支持。

　　項目全程管理以項目全生命周期為對象，實現(xiàn)項目由前期跟蹤-項目立項-投標-項目實施-項目竣工的全過程的管理。

　解決方案：

　　泛普工程管理系統(tǒng)是泛普軟件公司以眾多施工企業(yè)管理現(xiàn)狀為出發(fā)點，深入了解施工現(xiàn)場，經(jīng)過8年地不斷完善與努力，目前已打造成為一款成熟、靈活、實用性極高的管理平臺。該軟件是以工程成本管理和控制為核心，以工程進度管理、資金管理為主線，以合同管理為突破口，全面解決項目管理難題，提升項目管控能力。軟件對工程的招投標管理、中標后的項目進度管理、分包管理、材料管理、機械管理、員工管理、勞務管理、財務資金管理、資料管理、物資管理、安全質(zhì)量管理、證件管理、工程結算、等進行全方位管理，并提供強大的 OA 功能，能夠?qū)崿F(xiàn)各部門之間的數(shù)據(jù)共享及業(yè)務單據(jù)網(wǎng)上簽批審核的避免重復勞動和手工數(shù)據(jù)傳遞，為大型建筑施工企業(yè)建立業(yè)務財務一體化信息管控平臺，實現(xiàn)資金的合理統(tǒng)籌安排，加強企業(yè)內(nèi)部管控，也可以對不同管理模式的項目采取不同的控制力度，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部資源配置，減少企業(yè)運營風險、降低運營成本，提高提升企業(yè)核心競爭力。

　重點模塊：

　　合同管理：收入合同、支出合同、銷售合同統(tǒng)一管理，涉及合同簽定、合同登記、收款、變更、付款、結算、開票等各類業(yè)務;十幾種合同報表從不同的角度和層次，根據(jù)當前用戶的數(shù)據(jù)權限，動態(tài)反映合同執(zhí)行情況。

　　項目進度控制：施工計劃、形象進度和實際進度的定量管理，克服非量化的定性管理造成的主觀性、隨意性。

　　成本管理：涉及材料成本、分包成本、租賃成本、固定資產(chǎn)和其他費用，涵蓋預算成本、計劃成本、實際成本等全過程的成本核算與控制體系，克服了一次完成、最終算賬的靜態(tài)管理垢弊，將項目預算與工程進度計劃的執(zhí)行監(jiān)督與控制納入實時的管理軌道，使公司及項目各職能部門可隨時監(jiān)控項目的進度及預算執(zhí)行情況，以做出科學決策。

　　安全管理：能夠動態(tài)反映安全檢查情況及處理結果。檢查項目到期提醒，檢查不合格項目復查到期提醒。安全隱患、培訓記錄、上崗證、安全事故等。以及幫助企業(yè)對工程項目中的圖紙、合同、合格證等各種紙質(zhì)資料，以及現(xiàn)場照片等電子資料實現(xiàn)科學、規(guī)范的管理等。

　　OA辦公管理

　　可以使用日常內(nèi)部消息、工作日志、工作計劃、合同管理、檔案管理、人力資源管理、內(nèi)部審批流程等常用辦公，泛普軟件的OA+項目一體化把企業(yè)辦公自動化與項目組合管理，不但可以實現(xiàn)準確的實時管理，還可以實時追蹤每項工作的執(zhí)行細節(jié)與結果。并且還可以 提供有效的流程狀態(tài)過程，嚴格監(jiān)控工程過程的質(zhì)量

　應用效果：

　　1、采購及現(xiàn)場材料管理

　　物資材料管控是傳統(tǒng)施工行業(yè)的重中之重，公司所有項目都通過公司采購部門集中控制。通過計劃、申購、采購、入庫、現(xiàn)場領料使用，一環(huán)扣一環(huán)層層監(jiān)控，對材料使用全面把控。超計劃使用，必須有記錄，有變更。

　　通過系統(tǒng)報表，對比分析各個項目采購價格對比、材料使用對比、物資成本分析等。給到管理層不同角度的分析報表。

　　2、合同簽訂及履約管理

　　項目管理中，合同是工程管理和款項支付的重要依據(jù)。

　　將合同文本嵌入系統(tǒng)，節(jié)約紙張復印，方便不同管理人員隨時查詢及對比分析;通過合同信息錄入，能按各種需求分類管理和統(tǒng)計分析，隨時控制合同簽訂金額，保證合同簽訂控制在項目執(zhí)行計劃范圍內(nèi);

　　通過付款情況錄入及財務復核，能隨時掌握付款進度及資金需求，為關鍵環(huán)節(jié)控制、避免漏洞及控制造價提供便利條件;

　　3、工程施工及現(xiàn)場管理

　　在項目的日常施工管理過程中，及時跟進工程進度，有利于工程管理人員和領導及時做好工程質(zhì)量、成本、安全等工作內(nèi)容的監(jiān)控和管理。

　　將施工計劃、主要節(jié)點執(zhí)行狀況及現(xiàn)場檢查結果信息放入系統(tǒng)，一方面加強工作的計劃性，另一方面實現(xiàn)方便各方面掌握工程進展情況，突出控制點，加強信息溝通，減少遺漏事項;

　　此外，能進行實際與計劃的對比，及時發(fā)現(xiàn)項目過程的問題情況，快速采取措施進行補救，滿足業(yè)主方的進度要求。

　　4、工程竣工結算管理

　　項目的竣工財務決算是反饋最終項目產(chǎn)值情況的標準，為最后向業(yè)主收款提供強力有效的依據(jù)。

　　將結算結果及分類放入系統(tǒng)，一方面提高信息傳遞，能將洽商作為合同的補充，方便不同合約成本部人員隨時查詢對比分析，在合同執(zhí)行過程中付款自動匯總數(shù)據(jù)，及時提供收付款決策支撐依據(jù);

　　另一方面能讓系統(tǒng)自動分類計算造價結果，簡化勞動過程，規(guī)范成果，提高效率;還能將審計結果作為控制付款的最終依據(jù)。此外，將洽商文本放入系統(tǒng)，便于審計部

　　根據(jù)深圳泰安的業(yè)務的需求，上線的泛普工程模塊包括：協(xié)同辦公(OA)、項目進度管理、物資采購管理、項目合同管理、成本核算管理、資金管理、檔案資料管理等。此次實施采取的是：整體規(guī)劃、分步實施模式。

　　所有的用戶都在同一系統(tǒng)平臺上進行操作，實現(xiàn)信息共享，互相配合。各個項目部在項目現(xiàn)場完成自己的日常業(yè)務，所有數(shù)據(jù)保存到公司總部服務器。既保持了原有處理日常業(yè)務模式，又滿足數(shù)據(jù)集中、信息共享的要求。能方便、輕松地實現(xiàn)報表的查詢、打印、分析、匯總，為管理者的決策提供有效的依據(jù)。