水電行業(yè)河南海外工程建設(shè)公司的工程項(xiàng)目管理OA系統(tǒng)案例分析

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 　公司介紹：

　　河南海外工程建設(shè)有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)于2007年成立，總部設(shè)在河南鄭州，注冊(cè)資本貳仟萬(wàn)元人民幣,公司員工超過(guò)150人，其中各類管理技術(shù)人員130人,各種大型施工機(jī)械設(shè)備260臺(tái)(套) 。公司是一家以國(guó)際工程、國(guó)際貿(mào)易為主營(yíng)業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化企業(yè)。公司管理層多曾經(jīng)管理過(guò)大型國(guó)際承包企業(yè)，具有多年的海外工作經(jīng)歷，有著豐富的開(kāi)拓國(guó)際工程市場(chǎng)和管理國(guó)際工程項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)。

　　公司主營(yíng)業(yè)務(wù)為海外工程承包，如大壩、水電站、灌溉系統(tǒng)、道路橋梁、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、水供應(yīng)與水處理等項(xiàng)目的投資、設(shè)計(jì)、施工等;礦產(chǎn)勘探與開(kāi)發(fā)、進(jìn)出口貿(mào)易業(yè)務(wù)，海外實(shí)業(yè)投資。

　　公司已由單一的水利水電施工企業(yè)發(fā)展成為工程承包、投資開(kāi)發(fā)、國(guó)際經(jīng)營(yíng)等多元化發(fā)展的現(xiàn)代化企業(yè)，在亞洲及非洲等許多國(guó)家設(shè)立了經(jīng)理部。

　　公司確立了全面建設(shè)“行業(yè)領(lǐng)先，管理一流，品牌影響力明顯，具有持續(xù)成長(zhǎng)性和較強(qiáng)國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的質(zhì)量效益型跨國(guó)企業(yè)”的發(fā)展目標(biāo)，確立了“四大主業(yè)協(xié)同發(fā)展;建筑工程承包、資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)兩條主線穩(wěn)健延伸;國(guó)際、國(guó)內(nèi)兩大市場(chǎng)雙向拓展、良性發(fā)展”的戰(zhàn)略發(fā)展模式。我們的奮斗目標(biāo)是把企業(yè)建成主營(yíng)業(yè)務(wù)突出，業(yè)務(wù)增長(zhǎng)穩(wěn)定，收入效益翻倍，資產(chǎn)質(zhì)量?jī)?yōu)秀，管理體制先進(jìn)，企業(yè)內(nèi)部和諧，社會(huì)影響力顯著，國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力超強(qiáng)這樣一個(gè)“精品型”的跨國(guó)企業(yè)。

　管理現(xiàn)狀：

　　水電工程具有多項(xiàng)目多地點(diǎn)同時(shí)進(jìn)行的特點(diǎn)，在機(jī)遇、壓力、競(jìng)爭(zhēng)并存的前提下，企業(yè)要生存、要發(fā)展，必須從開(kāi)源節(jié)流兩個(gè)方向努力。管理要利潤(rùn)成了企業(yè)必然選擇和發(fā)展目標(biāo)。

　　1、專業(yè)的項(xiàng)目管理人員很少

　　一方面，直到現(xiàn)在有項(xiàng)目管理專業(yè)仍然很少，這樣造成項(xiàng)目建設(shè)中的管理與技術(shù)人員都沒(méi)有系統(tǒng)學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理知識(shí)，管理工作更多的是靠經(jīng)驗(yàn)而不是科學(xué)。另一方面，項(xiàng)目管理的實(shí)踐與理論的高度結(jié)合性也決定了學(xué)校培養(yǎng)造就優(yōu)秀項(xiàng)目管理人才方面作用有限，而真正有用的專業(yè)的項(xiàng)目管理培訓(xùn)機(jī)構(gòu)又非常缺乏。

　　2、企業(yè)中高層管理人員缺乏對(duì)項(xiàng)目以及項(xiàng)目管理深刻的、系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)

　　項(xiàng)目管理同其他任何事物一樣，自身也有局限性，如果對(duì)這些局限認(rèn)識(shí)不足，項(xiàng)目管理中的潛在風(fēng)險(xiǎn)就易被釋放出來(lái)。首先，項(xiàng)目管理不是萬(wàn)能的，不能解決企業(yè)面臨的所有問(wèn)題，有其必要性和適用性的問(wèn)題;其次，項(xiàng)目管理容易形成各項(xiàng)目與企業(yè)組織各部門間職能的重復(fù)，從而使項(xiàng)目組織與企業(yè)長(zhǎng)期組織之間的優(yōu)先權(quán)經(jīng)常改變，人員流動(dòng)頻繁，內(nèi)部作業(yè)之間的關(guān)系更緊密，使管理流程變得更加復(fù)雜，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)沖突和矛盾是極其正常的;第三，項(xiàng)目管理除具有規(guī)范成熟的一套方法外，也強(qiáng)調(diào)用一切靈活的有效的方式解決問(wèn)題。如果對(duì)這3點(diǎn)理解不深，就會(huì)出現(xiàn)盲目開(kāi)展活動(dòng)、大量組建正式隊(duì)伍、機(jī)械套用管理方法等導(dǎo)致問(wèn)題復(fù)雜化并使成本急劇增加的后果。因此項(xiàng)目進(jìn)展中的種種困難難以克服，項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、投資以及風(fēng)險(xiǎn)難以把握，預(yù)期目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。

　　3、 項(xiàng)目管理手段落后

　　落后的管理手段使項(xiàng)目管理成效低,工作分解結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)以及資源費(fèi)用曲線對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃控制的方法雖然非常有效.但工作量很大，若采用手工計(jì)算與編制，不僅耗時(shí)費(fèi)力.而且效率低、成本高。發(fā)生范圍變更、技術(shù)方案變更時(shí)，計(jì)劃難以及時(shí)變更.計(jì)劃管理與控制總是處于被動(dòng)局面。雖然通用型的項(xiàng)目管理軟件已經(jīng)在工程企業(yè)中得到應(yīng)用，并且效果良好，但還有大多企業(yè)仍采用傳統(tǒng)手工作業(yè)方式管理項(xiàng)目.先進(jìn)的管理手段未得到廣泛應(yīng)用。

　問(wèn)題業(yè)務(wù)分析：

　　很多項(xiàng)目執(zhí)行不成功，其相當(dāng)一部分原因是自身的問(wèn)題，對(duì)項(xiàng)目的過(guò)程管控意識(shí)、管控能力和管控手段嚴(yán)重不足，致使得到的產(chǎn)品和服務(wù)常常與自己的期望相差甚遠(yuǎn)，比如：不能有效地評(píng)估和選擇項(xiàng)目承包商、對(duì)項(xiàng)目的需求描述不完整，且缺乏有效的需求管理、不切實(shí)際的項(xiàng)目目標(biāo)和要求、缺乏與乙方項(xiàng)目人員的有效合作和配合等等。

　　在建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中，面臨的主要問(wèn)題有：

　　·項(xiàng)目從立項(xiàng)申請(qǐng)、審批、實(shí)施到交工驗(yàn)收的整個(gè)流程環(huán)節(jié)及相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不清晰

　　·目組織欠缺科學(xué)的項(xiàng)目管理過(guò)程以及工具，無(wú)法做到每個(gè)環(huán)節(jié)透明、可控 ，缺乏執(zhí)行力和檢視機(jī)制。

　　·項(xiàng)目管理者難于及時(shí)了解項(xiàng)目狀態(tài)和具體執(zhí)行情況，各環(huán)節(jié)信息、文件的查詢、統(tǒng)計(jì)困難;項(xiàng)目成員難于及時(shí)反饋工作進(jìn)展，項(xiàng)目中的各種風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決

　　·項(xiàng)目干系人眾多，項(xiàng)目實(shí)施以外包為主，需要很好的溝通提醒機(jī)制

　　·領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法全面了解和及時(shí)掌控所有項(xiàng)目和資源狀況，決策缺乏基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持

　　· 如何加強(qiáng)項(xiàng)目監(jiān)管，及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度，資金使用等狀態(tài);如何方便管理項(xiàng)目預(yù)算, 項(xiàng)目分包合同資料和合同付款, 直觀了解合同執(zhí)行情況

　　·如何統(tǒng)一管理項(xiàng)目各種文檔資料，方便查詢，并將項(xiàng)目成果文件沉淀到公司知識(shí)庫(kù)中?

　解決方案：

　　泛普軟件的項(xiàng)目管理系統(tǒng)是組織級(jí)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，管理項(xiàng)目啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾的整個(gè)生命周期，覆蓋進(jìn)度、質(zhì)量、成本、資源、風(fēng)險(xiǎn)等項(xiàng)目管理的各個(gè)要素。泛普工程管理系統(tǒng)可根據(jù)實(shí)際情況制定和修改達(dá)成目標(biāo)的項(xiàng)目計(jì)劃，逐級(jí)分解項(xiàng)目為可操作的具體任務(wù)，統(tǒng)籌調(diào)控各部門資源，實(shí)現(xiàn)各單位項(xiàng)目運(yùn)作能力最大化。

　　泛普軟件的項(xiàng)目管理系統(tǒng)以項(xiàng)目計(jì)劃為主線，結(jié)合項(xiàng)目管理中涉及到的進(jìn)度管理、變更管理、成本管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、知識(shí)管理、人力資源管理等內(nèi)容，對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)的過(guò)程信息和成果物進(jìn)行統(tǒng)一管理，最大限度地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資源的合理配置和有效使用，在此基礎(chǔ)上積累甲方項(xiàng)目管理的過(guò)程記錄和歷史資料，提高項(xiàng)目外包工作的有效性、主動(dòng)性和管理成熟度，從而產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益

　重點(diǎn)模塊：

　　·項(xiàng)目信息管理：主要用于項(xiàng)目信息錄入，包括項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目簡(jiǎn)介、項(xiàng)目建管模式、參見(jiàn)單位、批復(fù)總投資、招標(biāo)設(shè)計(jì)總投資、批復(fù)建設(shè)總工期、批復(fù)開(kāi)建時(shí)間、批復(fù)永久用地、批復(fù)臨時(shí)用地等信息及項(xiàng)目級(jí)數(shù)據(jù)權(quán)限管理。

　　·項(xiàng)目資金管理：錄入項(xiàng)目的詳細(xì)預(yù)算資金信息，記錄合同實(shí)際支付金額，反映資金動(dòng)態(tài);預(yù)算變更、竣工結(jié)算管理;智能報(bào)表分析數(shù)據(jù)

　　·項(xiàng)目進(jìn)度管理：項(xiàng)目整體進(jìn)度自動(dòng)計(jì)算，顯示計(jì)劃和實(shí)際進(jìn)度偏差的比對(duì)，清晰直觀，方便項(xiàng)目經(jīng)理跟蹤和管控項(xiàng)目階段進(jìn)度和里程碑進(jìn)度

　　·項(xiàng)目文檔管理：完整的項(xiàng)目文檔生命周期的管理，保證項(xiàng)目交付物質(zhì)量，形成知識(shí)沉淀;提供文檔模板，文檔和電子表單可在線編輯，方便快捷

　　·項(xiàng)目合同管理：管理與項(xiàng)目相關(guān)的合同信息以及收/付款計(jì)劃;并在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中分期錄入實(shí)際收/付款記錄;生成項(xiàng)目合同一覽等統(tǒng)計(jì)報(bào)表

　　·安全管理：主要圍繞工程安全管理要求，將安全臺(tái)帳、安全法規(guī)制度、安全設(shè)備、安全問(wèn)題統(tǒng)一納入管理。

　應(yīng)用效果：

　　通過(guò)實(shí)施泛普軟件系統(tǒng)，構(gòu)建甲方建設(shè)項(xiàng)目全生命周期管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了如下的目標(biāo)：

　　滿足企業(yè)多項(xiàng)目管控的需求

　　各種項(xiàng)目不僅是企業(yè)的成本中心，而且是利潤(rùn)中心。泛普軟件項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)輔助企業(yè)決策層、項(xiàng)目管理部門及項(xiàng)目承擔(dān)者進(jìn)行多項(xiàng)目/多層次的管控，有效提高項(xiàng)目的綜合效益，從而達(dá)到節(jié)約成本，減少損失，有效控制浪費(fèi)的目的;同時(shí)，公司決策層及管理部門能夠通過(guò)信息系統(tǒng)準(zhǔn)確、及時(shí)地獲取各項(xiàng)目部發(fā)生的全部業(yè)務(wù)信息，從而加強(qiáng)集團(tuán)公司總部對(duì)項(xiàng)目的全方位指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督和考核。

　　滿足企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、流程化管理的需求

　　隨著對(duì)企業(yè)精細(xì)化管理要求的不斷提高，需要制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、流程化及可追溯的項(xiàng)目管理工作體系(包括組織架構(gòu)、工作流程、責(zé)任分配、信息整合等)和暢通的信息溝通渠道。利用泛普軟件項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，將公司決策層制定的管理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范體現(xiàn)其中，保證系統(tǒng)以標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的方式支持各管理部門及項(xiàng)目部的日常工作，滿足項(xiàng)目信息準(zhǔn)確、快速、高效的在集團(tuán)公司和各個(gè)項(xiàng)目組織之間匯總、審批和共享的需求，從而提高公司管理效率。

　　滿足項(xiàng)目管理工作平臺(tái)的需求

　　泛普軟件系統(tǒng)成為各項(xiàng)目組或外包實(shí)施單位的工作平臺(tái)，既解決項(xiàng)目組或?qū)嵤┎块T的業(yè)務(wù)需求，成為其規(guī)范工作、提高效率的平臺(tái)助手，又解決管理部門的分析、管控需求。管控所需數(shù)據(jù)直接由系統(tǒng)從底層項(xiàng)目組或外包實(shí)施單位的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)抽取、匯總，不能僅是滿足管理部門需求的數(shù)據(jù)填報(bào)系統(tǒng)。