弱電行業(yè)浙江恒信達(dá)電子科技公司的工程項(xiàng)目管理OA系統(tǒng)案例分析

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 　公司介紹：

　　浙江恒信達(dá)電子科技有限公司的經(jīng)營(yíng)范圍是：電子產(chǎn)品的研發(fā);建筑工程、電力工程、市政公用工程、通信工程、機(jī)電工程、電子與建筑智能化工程、消防設(shè)施工程、建筑裝修裝飾工程、城市及道路照明工程、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工程、音響工程、學(xué)校電教弱電工程及其他弱電工程的設(shè)計(jì)、施工;承裝、承修、承試電力設(shè)施;家用電器、音響器材、辦公用品、五金交電、電工器材、機(jī)電設(shè)備、電子教學(xué)設(shè)備、計(jì)算機(jī)軟件及輔助設(shè)備的銷(xiāo)售;電器維修;飲水設(shè)備、水處理設(shè)備的銷(xiāo)售與租賃。(依法須經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目，經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)后方可開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng))。在浙江省，相近經(jīng)營(yíng)范圍的公司總注冊(cè)資本為79920萬(wàn)元，主要資本集中在 1000-5000萬(wàn) 和 100-1000萬(wàn) 規(guī)模的企業(yè)中，共214家。

　管理現(xiàn)狀：

　　浙江恒信達(dá)科技的弱電集成/安裝企業(yè)的管理涉及面廣，因此管理的難點(diǎn)也較多，通常表現(xiàn)在以下方面：

　　1、售前跟進(jìn)的項(xiàng)目較多，難以對(duì)這些潛在項(xiàng)目的跟進(jìn)情況、狀態(tài)、竟?fàn)幥闆r、方案、投標(biāo)報(bào)價(jià)、文檔等進(jìn)行及時(shí)了解，以及實(shí)現(xiàn)售前費(fèi)用的合理管控。

　　2、難以實(shí)現(xiàn)投標(biāo)清單、合同清單、預(yù)算清單、采購(gòu)清單的關(guān)聯(lián)處理，全程貫通。

　　3、維以實(shí)現(xiàn)對(duì)產(chǎn)品(設(shè)備)的序列號(hào)(機(jī)身號(hào))進(jìn)行采購(gòu)、出庫(kù)、維修的全程跟綜。

　　4、難以實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域機(jī)構(gòu)的日常業(yè)務(wù)協(xié)同管理，實(shí)現(xiàn)分散經(jīng)營(yíng)、集中管理。

　　5、難以實(shí)現(xiàn)相關(guān)的合同、預(yù)算、采購(gòu)變更引發(fā)的后續(xù)業(yè)務(wù)處理。

　　6、難以實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作的預(yù)警，以降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

　　7、難以很好的進(jìn)行資金管理、成本管理、財(cái)務(wù)核算。

　　8、不能很好的快速整合相關(guān)部門(mén)的信息，工作效率低，工作質(zhì)量不能保證。

　　9、不能很好的實(shí)現(xiàn)售后的全過(guò)程、全方位管理。

　　10、管理層難以及時(shí)了解到相關(guān)資訊用于科學(xué)決策。

　問(wèn)題業(yè)務(wù)分析：

　　浙江恒信達(dá)的信息化目標(biāo)是建立覆蓋整個(gè)企業(yè)的“綜合項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)”。

　　1、弱電工程行業(yè)大多屬于項(xiàng)目型銷(xiāo)售，因此每個(gè)新的項(xiàng)目商機(jī)(線(xiàn)索)的管理非常重要，但目前很多弱電企業(yè)的商機(jī)都分散保存在業(yè)務(wù)人員手中，管理層不僅無(wú)法對(duì)商機(jī)進(jìn)行集中管理、更無(wú)法及時(shí)了解到每個(gè)商機(jī)的跟進(jìn)狀態(tài)，以對(duì)商機(jī)進(jìn)行合理的斟選和跟進(jìn)建議。對(duì)于投標(biāo)類(lèi)的大項(xiàng)目，更需要有好的全程化管理手段支持。

　　2、負(fù)責(zé)工程管理的人員很希望能及時(shí)了解到每個(gè)工程的全面情況，比如工程

　　度是否正常、人員安排是否合理、材料采購(gòu)和領(lǐng)用是否正常、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)是否在預(yù)算控制內(nèi)、有哪些工程進(jìn)度款該進(jìn)行結(jié)算了等等。

　　3、如何能更好的進(jìn)行材料預(yù)算和費(fèi)用預(yù)算的編制及管控，達(dá)到預(yù)期利潤(rùn)。

　　4、如何實(shí)現(xiàn)材料預(yù)算與采購(gòu)計(jì)劃、合同、入庫(kù)、領(lǐng)用、結(jié)算的全程化、科學(xué)化管理。

　解決方案：

　　弱電工程項(xiàng)目管理軟件是泛普軟件針對(duì)弱電安裝企業(yè)研發(fā)的一款以項(xiàng)目為主線(xiàn)、建立成本中心、重點(diǎn)對(duì)供應(yīng)鏈管理、計(jì)劃管理、合同管理、資金管理、分包管理、售后管理;同時(shí)系統(tǒng)集成了OA辦公、人事管理、行政管理;為企業(yè)提供一站式信息化解決方案，解決項(xiàng)目管理難題，提升項(xiàng)目管控能力。

　　系統(tǒng)采用純B/S架構(gòu)可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)+，其嚴(yán)密的三級(jí)組織架構(gòu)及安全體系可以滿(mǎn)足企業(yè)中遠(yuǎn)期公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求。系統(tǒng)采用先進(jìn)的前臺(tái)技術(shù)，界面設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔，員工操作簡(jiǎn)便。

　　用戶(hù)還可以下載IOS及安卓客戶(hù)端實(shí)現(xiàn)企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)+業(yè)務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)施工管理新模式!

　　1、集團(tuán)級(jí)的商業(yè)智能分析通過(guò)對(duì)計(jì)劃、合同、資金、預(yù)算、成本等大量數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取，可以將數(shù)據(jù)以更便捷的方式展現(xiàn)，從而為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

　　2、更精密的成本控制體系通過(guò)PDCA的管理思想，系統(tǒng)以計(jì)劃為龍頭，建立項(xiàng)目成本中心，包括預(yù)算成本、計(jì)劃成本、實(shí)際成本的三級(jí)管理。

　　企業(yè)把勞務(wù)費(fèi)用、分包費(fèi)用、材料費(fèi)用、機(jī)械費(fèi)、管理費(fèi)、提成費(fèi)、稅金、保險(xiǎn)費(fèi)統(tǒng)統(tǒng)納入到實(shí)際成本核算體系之中，臨界預(yù)警、變更控制、超支限制三位一體，真正做到全面預(yù)算控制。

　　3、更精細(xì)的供應(yīng)鏈管理項(xiàng)目型企業(yè)的供應(yīng)鏈與制造企業(yè)相比，有著自身的特點(diǎn)，系統(tǒng)采用了計(jì)劃->采購(gòu)->倉(cāng)庫(kù)的三級(jí)管理模式。

　　計(jì)劃階段制定材料預(yù)算計(jì)劃進(jìn)行總量控制實(shí)施階段制定物資需求計(jì)劃，根據(jù)總量制定分期的需求計(jì)劃采購(gòu)階段建立合格供應(yīng)商及考核機(jī)制，根據(jù)需求計(jì)劃根據(jù)合格供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)管理嚴(yán)格控制成本并以合同約束為條件建立物資采購(gòu)合同及采購(gòu)結(jié)算嚴(yán)格控制資金使用。

　　4、全面的合同管理系統(tǒng)以合同約束為條件進(jìn)行合同的創(chuàng)建、發(fā)票、付款、結(jié)算同時(shí)以合同為基礎(chǔ)建立企業(yè)的營(yíng)改增發(fā)票管理體系。合同管理分收入合同及支出合同，不同的合同類(lèi)別通過(guò)權(quán)限進(jìn)行管理。

　重點(diǎn)模塊：

　　項(xiàng)目投標(biāo)：項(xiàng)目投標(biāo)主要工作是制作標(biāo)書(shū)，系統(tǒng)提供一個(gè)專(zhuān)門(mén)上傳標(biāo)書(shū)附件的表單，可以通過(guò)流程讓不同的人將其制作標(biāo)書(shū)的部分上傳上來(lái)，最終形成一個(gè)完整的標(biāo)書(shū)。

　　項(xiàng)目立項(xiàng)：項(xiàng)目立項(xiàng)是整個(gè)項(xiàng)目的起點(diǎn)，銷(xiāo)售人員將通過(guò)各種渠道得到的招投標(biāo)信息登記進(jìn)系統(tǒng)里，并發(fā)起流程，讓公司管理層進(jìn)行審議，審議通過(guò)的立項(xiàng)信息將作為下面招投標(biāo)信息工作的依據(jù)。值得注意的是本系統(tǒng)將項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始就區(qū)分項(xiàng)目屬于自營(yíng)項(xiàng)目還是聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目(掛靠項(xiàng)目)，兩種項(xiàng)目立項(xiàng)通過(guò)后將走兩條不同的項(xiàng)目管理路線(xiàn)，自營(yíng)走工程施工管理路線(xiàn)，聯(lián)營(yíng)走對(duì)業(yè)主工程收款和聯(lián)營(yíng)方工程款借支(撥付)的路線(xiàn)。

　　項(xiàng)目合同：項(xiàng)目中標(biāo)后會(huì)跟業(yè)主簽訂正式的項(xiàng)目施工合同，用戶(hù)將合同主要信息錄入系統(tǒng)，如項(xiàng)目名稱(chēng)、合同金額、工期等。這些合同信息會(huì)被系統(tǒng)用于后期的項(xiàng)目管理，如項(xiàng)目收款。

　　分包管理：隨著專(zhuān)業(yè)分工的發(fā)展，分包在工程建設(shè)中起著重要的作用，系統(tǒng)提供了一套以分包合同為中心的分包解決方案，根據(jù)分包合同和施工進(jìn)度進(jìn)行成本的管控。

　　施工管理：系統(tǒng)將勞務(wù)的內(nèi)部發(fā)包定義為施工管理，通過(guò)內(nèi)部簽訂施工合同，根據(jù)施工進(jìn)度進(jìn)行勞務(wù)結(jié)算，實(shí)現(xiàn)勞務(wù)成本的管理和控制。

　　設(shè)備租賃管理：為了有效的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目的機(jī)械設(shè)備成本，無(wú)論是公司自有設(shè)備還是外部租賃設(shè)備，系統(tǒng)統(tǒng)一按照設(shè)備租賃來(lái)處理，不同的是公司自有設(shè)備只產(chǎn)生使用成本，不會(huì)產(chǎn)生財(cái)務(wù)的應(yīng)付賬款。

　　質(zhì)量安全管理：通過(guò)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目上發(fā)生的質(zhì)量安全情況及時(shí)的記錄和處理反饋，從而有效對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量和安全進(jìn)行管控。

　　進(jìn)度管理：系統(tǒng)采用技術(shù)，項(xiàng)目進(jìn)度可以很方便的進(jìn)行編制和查看，使項(xiàng)目進(jìn)度的管控變得更方便和直觀。

　　材料管理：工程施工過(guò)程中材料消耗成本占了項(xiàng)目成本的相當(dāng)大的比重，加強(qiáng)材料管理就相當(dāng)于控制了項(xiàng)目的一項(xiàng)重要成本，所以材料管理就成了項(xiàng)目管理的重要工作。材料管理目標(biāo)概況為：按時(shí)、按質(zhì)、按量保證工程施工的材料供給，即按照工程施工計(jì)劃進(jìn)度供應(yīng)物資，既不超量采購(gòu)導(dǎo)致過(guò)度占用流動(dòng)資金，也不因采購(gòu)不足而造成停工待料，并保持合理庫(kù)存。做到需求有計(jì)劃，采購(gòu)按計(jì)劃，供給有保障，資金不占用。

　應(yīng)用效果：

　　實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目動(dòng)態(tài)成本和即時(shí)利潤(rùn)

　　在項(xiàng)目的任一時(shí)間點(diǎn)，都能實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目的最新成本狀態(tài)，而不用等到項(xiàng)目結(jié)束;再自動(dòng)與設(shè)定的目標(biāo)成本(預(yù)算)及項(xiàng)目收入進(jìn)行橫向、縱向?qū)Ρ?，控制利?rùn)和預(yù)計(jì)毛利一目了然。在系統(tǒng)強(qiáng)大的核算分析功能之下，精細(xì)化管理(如：核算單臺(tái)設(shè)備的利潤(rùn))，已變成現(xiàn)實(shí)!

　　物流采購(gòu)輕松配合項(xiàng)目進(jìn)度

　　預(yù)計(jì)使用日期、采購(gòu)到貨周期、采購(gòu)申請(qǐng)日期、預(yù)計(jì)到貨日期、實(shí)際到貨日期等一系列設(shè)置，極大的方便了采購(gòu)部與工程部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，也清晰的界定了各部門(mén)的責(zé)任。

　　1、建立起了公司級(jí)的管理平臺(tái)，可以滿(mǎn)足多機(jī)構(gòu)、多項(xiàng)目的管理需求。

　　2、加強(qiáng)了項(xiàng)目的概預(yù)算和執(zhí)行過(guò)程管控，使項(xiàng)目在開(kāi)展過(guò)程更加客觀和可控、管理更加精細(xì)。

　　3、規(guī)范了項(xiàng)目管理體系，將管理制度固化在系統(tǒng)中，降低了人為因素的影響，管理規(guī)范自然而然融入到日常工作中，提高工作的規(guī)范性。

　　4、項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程變的更加透明，管理者可以及時(shí)了解項(xiàng)目有關(guān)的各類(lèi)信息(包括項(xiàng)目進(jìn)展、合同、資金、風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)時(shí)利潤(rùn)等)。

　　5、加強(qiáng)了知識(shí)積累和考核管理，提高了工作積極性，并為更多項(xiàng)目的成功積累了經(jīng)驗(yàn)。

　　6、由于系統(tǒng)對(duì)成本、資金管理等進(jìn)行了精細(xì)化管理，使的項(xiàng)目利潤(rùn)更加可控，資金安排更加合理，企業(yè)竟?fàn)幜Ω鼜?qiáng)。