弱電行業(yè)浙江恒信達電子科技公司的工程項目管理OA系統(tǒng)案例分析

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 　公司介紹：

　　浙江恒信達電子科技有限公司的經(jīng)營范圍是：電子產(chǎn)品的研發(fā);建筑工程、電力工程、市政公用工程、通信工程、機電工程、電子與建筑智能化工程、消防設(shè)施工程、建筑裝修裝飾工程、城市及道路照明工程、計算機網(wǎng)絡(luò)工程、音響工程、學(xué)校電教弱電工程及其他弱電工程的設(shè)計、施工;承裝、承修、承試電力設(shè)施;家用電器、音響器材、辦公用品、五金交電、電工器材、機電設(shè)備、電子教學(xué)設(shè)備、計算機軟件及輔助設(shè)備的銷售;電器維修;飲水設(shè)備、水處理設(shè)備的銷售與租賃。(依法須經(jīng)批準(zhǔn)的項目，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可開展經(jīng)營活動)。在浙江省，相近經(jīng)營范圍的公司總注冊資本為79920萬元，主要資本集中在 1000-5000萬 和 100-1000萬 規(guī)模的企業(yè)中，共214家。

　管理現(xiàn)狀：

　　浙江恒信達科技的弱電集成/安裝企業(yè)的管理涉及面廣，因此管理的難點也較多，通常表現(xiàn)在以下方面：

　　1、售前跟進的項目較多，難以對這些潛在項目的跟進情況、狀態(tài)、竟?fàn)幥闆r、方案、投標(biāo)報價、文檔等進行及時了解，以及實現(xiàn)售前費用的合理管控。

　　2、難以實現(xiàn)投標(biāo)清單、合同清單、預(yù)算清單、采購清單的關(guān)聯(lián)處理，全程貫通。

　　3、維以實現(xiàn)對產(chǎn)品(設(shè)備)的序列號(機身號)進行采購、出庫、維修的全程跟綜。

　　4、難以實現(xiàn)跨區(qū)域機構(gòu)的日常業(yè)務(wù)協(xié)同管理，實現(xiàn)分散經(jīng)營、集中管理。

　　5、難以實現(xiàn)相關(guān)的合同、預(yù)算、采購變更引發(fā)的后續(xù)業(yè)務(wù)處理。

　　6、難以實現(xiàn)相關(guān)工作的預(yù)警，以降低經(jīng)營風(fēng)險。

　　7、難以很好的進行資金管理、成本管理、財務(wù)核算。

　　8、不能很好的快速整合相關(guān)部門的信息，工作效率低，工作質(zhì)量不能保證。

　　9、不能很好的實現(xiàn)售后的全過程、全方位管理。

　　10、管理層難以及時了解到相關(guān)資訊用于科學(xué)決策。

　問題業(yè)務(wù)分析：

　　浙江恒信達的信息化目標(biāo)是建立覆蓋整個企業(yè)的“綜合項目管理信息系統(tǒng)”。

　　1、弱電工程行業(yè)大多屬于項目型銷售，因此每個新的項目商機(線索)的管理非常重要，但目前很多弱電企業(yè)的商機都分散保存在業(yè)務(wù)人員手中，管理層不僅無法對商機進行集中管理、更無法及時了解到每個商機的跟進狀態(tài)，以對商機進行合理的斟選和跟進建議。對于投標(biāo)類的大項目，更需要有好的全程化管理手段支持。

　　2、負(fù)責(zé)工程管理的人員很希望能及時了解到每個工程的全面情況，比如工程

　　度是否正常、人員安排是否合理、材料采購和領(lǐng)用是否正常、費用報銷是否在預(yù)算控制內(nèi)、有哪些工程進度款該進行結(jié)算了等等。

　　3、如何能更好的進行材料預(yù)算和費用預(yù)算的編制及管控，達到預(yù)期利潤。

　　4、如何實現(xiàn)材料預(yù)算與采購計劃、合同、入庫、領(lǐng)用、結(jié)算的全程化、科學(xué)化管理。

　解決方案：

　　弱電工程項目管理軟件是泛普軟件針對弱電安裝企業(yè)研發(fā)的一款以項目為主線、建立成本中心、重點對供應(yīng)鏈管理、計劃管理、合同管理、資金管理、分包管理、售后管理;同時系統(tǒng)集成了OA辦公、人事管理、行政管理;為企業(yè)提供一站式信息化解決方案，解決項目管理難題，提升項目管控能力。

　　系統(tǒng)采用純B/S架構(gòu)可以幫助企業(yè)實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)+，其嚴(yán)密的三級組織架構(gòu)及安全體系可以滿足企業(yè)中遠(yuǎn)期公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求。系統(tǒng)采用先進的前臺技術(shù)，界面設(shè)計簡潔，員工操作簡便。

　　用戶還可以下載IOS及安卓客戶端實現(xiàn)企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)+業(yè)務(wù)管理，實現(xiàn)施工管理新模式!

　　1、集團級的商業(yè)智能分析通過對計劃、合同、資金、預(yù)算、成本等大量數(shù)據(jù)進行抽取，可以將數(shù)據(jù)以更便捷的方式展現(xiàn)，從而為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

　　2、更精密的成本控制體系通過PDCA的管理思想，系統(tǒng)以計劃為龍頭，建立項目成本中心，包括預(yù)算成本、計劃成本、實際成本的三級管理。

　　企業(yè)把勞務(wù)費用、分包費用、材料費用、機械費、管理費、提成費、稅金、保險費統(tǒng)統(tǒng)納入到實際成本核算體系之中，臨界預(yù)警、變更控制、超支限制三位一體，真正做到全面預(yù)算控制。

　　3、更精細(xì)的供應(yīng)鏈管理項目型企業(yè)的供應(yīng)鏈與制造企業(yè)相比，有著自身的特點，系統(tǒng)采用了計劃->采購->倉庫的三級管理模式。

　　計劃階段制定材料預(yù)算計劃進行總量控制實施階段制定物資需求計劃，根據(jù)總量制定分期的需求計劃采購階段建立合格供應(yīng)商及考核機制，根據(jù)需求計劃根據(jù)合格供應(yīng)商進行比價管理嚴(yán)格控制成本并以合同約束為條件建立物資采購合同及采購結(jié)算嚴(yán)格控制資金使用。

　　4、全面的合同管理系統(tǒng)以合同約束為條件進行合同的創(chuàng)建、發(fā)票、付款、結(jié)算同時以合同為基礎(chǔ)建立企業(yè)的營改增發(fā)票管理體系。合同管理分收入合同及支出合同，不同的合同類別通過權(quán)限進行管理。

　重點模塊：

　　項目投標(biāo)：項目投標(biāo)主要工作是制作標(biāo)書，系統(tǒng)提供一個專門上傳標(biāo)書附件的表單，可以通過流程讓不同的人將其制作標(biāo)書的部分上傳上來，最終形成一個完整的標(biāo)書。

　　項目立項：項目立項是整個項目的起點，銷售人員將通過各種渠道得到的招投標(biāo)信息登記進系統(tǒng)里，并發(fā)起流程，讓公司管理層進行審議，審議通過的立項信息將作為下面招投標(biāo)信息工作的依據(jù)。值得注意的是本系統(tǒng)將項目從立項開始就區(qū)分項目屬于自營項目還是聯(lián)營項目(掛靠項目)，兩種項目立項通過后將走兩條不同的項目管理路線，自營走工程施工管理路線，聯(lián)營走對業(yè)主工程收款和聯(lián)營方工程款借支(撥付)的路線。

　　項目合同：項目中標(biāo)后會跟業(yè)主簽訂正式的項目施工合同，用戶將合同主要信息錄入系統(tǒng)，如項目名稱、合同金額、工期等。這些合同信息會被系統(tǒng)用于后期的項目管理，如項目收款。

　　分包管理：隨著專業(yè)分工的發(fā)展，分包在工程建設(shè)中起著重要的作用，系統(tǒng)提供了一套以分包合同為中心的分包解決方案，根據(jù)分包合同和施工進度進行成本的管控。

　　施工管理：系統(tǒng)將勞務(wù)的內(nèi)部發(fā)包定義為施工管理，通過內(nèi)部簽訂施工合同，根據(jù)施工進度進行勞務(wù)結(jié)算，實現(xiàn)勞務(wù)成本的管理和控制。

　　設(shè)備租賃管理：為了有效的統(tǒng)計項目的機械設(shè)備成本，無論是公司自有設(shè)備還是外部租賃設(shè)備，系統(tǒng)統(tǒng)一按照設(shè)備租賃來處理，不同的是公司自有設(shè)備只產(chǎn)生使用成本，不會產(chǎn)生財務(wù)的應(yīng)付賬款。

　　質(zhì)量安全管理：通過系統(tǒng)可以實現(xiàn)對項目上發(fā)生的質(zhì)量安全情況及時的記錄和處理反饋，從而有效對項目的質(zhì)量和安全進行管控。

　　進度管理：系統(tǒng)采用技術(shù)，項目進度可以很方便的進行編制和查看，使項目進度的管控變得更方便和直觀。

　　材料管理：工程施工過程中材料消耗成本占了項目成本的相當(dāng)大的比重，加強材料管理就相當(dāng)于控制了項目的一項重要成本，所以材料管理就成了項目管理的重要工作。材料管理目標(biāo)概況為：按時、按質(zhì)、按量保證工程施工的材料供給，即按照工程施工計劃進度供應(yīng)物資，既不超量采購導(dǎo)致過度占用流動資金，也不因采購不足而造成停工待料，并保持合理庫存。做到需求有計劃，采購按計劃，供給有保障，資金不占用。

　應(yīng)用效果：

　　實時掌握項目動態(tài)成本和即時利潤

　　在項目的任一時間點，都能實時掌握項目的最新成本狀態(tài)，而不用等到項目結(jié)束;再自動與設(shè)定的目標(biāo)成本(預(yù)算)及項目收入進行橫向、縱向?qū)Ρ?，控制利潤和預(yù)計毛利一目了然。在系統(tǒng)強大的核算分析功能之下，精細(xì)化管理(如：核算單臺設(shè)備的利潤)，已變成現(xiàn)實!

　　物流采購輕松配合項目進度

　　預(yù)計使用日期、采購到貨周期、采購申請日期、預(yù)計到貨日期、實際到貨日期等一系列設(shè)置，極大的方便了采購部與工程部門的溝通協(xié)調(diào)，也清晰的界定了各部門的責(zé)任。

　　1、建立起了公司級的管理平臺，可以滿足多機構(gòu)、多項目的管理需求。

　　2、加強了項目的概預(yù)算和執(zhí)行過程管控，使項目在開展過程更加客觀和可控、管理更加精細(xì)。

　　3、規(guī)范了項目管理體系，將管理制度固化在系統(tǒng)中，降低了人為因素的影響，管理規(guī)范自然而然融入到日常工作中，提高工作的規(guī)范性。

　　4、項目整個過程變的更加透明，管理者可以及時了解項目有關(guān)的各類信息(包括項目進展、合同、資金、風(fēng)險、實時利潤等)。

　　5、加強了知識積累和考核管理，提高了工作積極性，并為更多項目的成功積累了經(jīng)驗。

　　6、由于系統(tǒng)對成本、資金管理等進行了精細(xì)化管理，使的項目利潤更加可控，資金安排更加合理，企業(yè)竟?fàn)幜Ω鼜姟?/p>