實(shí)現(xiàn)福州OA系統(tǒng)與固定資產(chǎn)管理有效結(jié)合的建議

來源：泛普軟件

一、固定資產(chǎn)管理功能在福州OA系統(tǒng)中的體現(xiàn)

福州OA系統(tǒng)是站在整個(gè)企業(yè)的角度來考慮企業(yè)應(yīng)該如何管理、業(yè)務(wù)流程應(yīng)當(dāng)如何優(yōu)化等問題的一套以生產(chǎn)、計(jì)劃、物流為核心的集成性的管理信息系統(tǒng)。是企業(yè)核心的經(jīng)營管理系統(tǒng)，是企業(yè)主要經(jīng)營業(yè)務(wù)集成的信息平臺(tái)。在這個(gè)平臺(tái)下，固定資產(chǎn)管理只是其中一個(gè)分支模塊。通過實(shí)施福州OA系統(tǒng)，借助福州OA強(qiáng)大的系統(tǒng)工具，可以實(shí)現(xiàn)以下固定資產(chǎn)管理功能：一是外部和內(nèi)部的憑證和主要報(bào)表能夠自動(dòng)生成，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化；二是優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，簡化固定資產(chǎn)的核算和管理；三是及時(shí)、靈活、全面的固定資產(chǎn)信息查詢；四是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審核、簽章和無紙化辦公；五是建立相關(guān)數(shù)據(jù)之間的鏈接，建立一定的指標(biāo)，賦予系統(tǒng)固定資產(chǎn)的分析功能。

目前，企業(yè)使用的福州OA系統(tǒng)主要包括五大模塊：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)/管理會(huì)計(jì)/資金管理(FI/CO/TR)、大型項(xiàng)目系統(tǒng)(PS)、物料管理(MM)、銷售分銷管理(SD)和物資供應(yīng)管理(MRO)，其中財(cái)務(wù)模塊包括財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)(FI)、管理會(huì)計(jì)(CO)、資金管理(TR)以及大型項(xiàng)目系統(tǒng)(PS)4個(gè)子模塊，而固定資產(chǎn)管理的模塊僅僅是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)子模塊下的一個(gè)三級(jí)模塊。

二、福州OA系統(tǒng)固定資產(chǎn)管理功能的局限性

固定資產(chǎn)管理是價(jià)值管理和實(shí)物管理的有機(jī)結(jié)合。其中，價(jià)值管理主要是指固定資產(chǎn)的價(jià)值核算。而實(shí)物管理則主要是指歸口管理與現(xiàn)場管理。基于以上原因，福州OA系統(tǒng)僅僅實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)的核算功能，而管理功能并未得到實(shí)現(xiàn)。其局限性主要表現(xiàn)在：

(一)福州OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程功能并不完備

現(xiàn)行的福州OA系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程包括購入或建造完成資產(chǎn)增加、資產(chǎn)置換、資產(chǎn)捐贈(zèng)、資產(chǎn)報(bào)廢、資產(chǎn)調(diào)撥、資產(chǎn)報(bào)廢、資產(chǎn)盤虧、折舊提取等。然而，在這些業(yè)務(wù)流程中，線上僅僅實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的增加、減少和修改等信息的錄入和核算功能。固定資產(chǎn)的歸口管理與現(xiàn)場管理職能所需的數(shù)據(jù)信息大多數(shù)仍在線下采集。由于企業(yè)固定資產(chǎn)的種類和數(shù)目繁多，線下數(shù)據(jù)的采集工作存在一定的困難，難以實(shí)現(xiàn)面面俱到和及時(shí)更新，這就使得企業(yè)固定資產(chǎn)管理部門沒有全面、可靠的信息可供分析處理。固定資產(chǎn)的管理功能無從實(shí)現(xiàn)。

(二)權(quán)限設(shè)計(jì)未實(shí)現(xiàn)終端管理，系統(tǒng)的實(shí)施并不完善

企業(yè)固定資產(chǎn)管理權(quán)與使用權(quán)分離的現(xiàn)狀表明，企業(yè)總部擁有固定資產(chǎn)的管理功能，而使用固定資產(chǎn)的是企業(yè)的基層單位。因而，對(duì)固定資產(chǎn)固定信息錄入的終端應(yīng)該是基層單位的使用者，只有這樣才能使得基礎(chǔ)信息的錄入更加精確，更新更加及時(shí)。然而，福州OA系統(tǒng)在企業(yè)的實(shí)施僅僅是企業(yè)總部的資產(chǎn)管理部門以及計(jì)劃部門、生產(chǎn)管理部門等歸口管理部門，在基層單位的固定資產(chǎn)管理部門并沒有實(shí)現(xiàn)，這就造成了固定資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)線上管理、線下采集的現(xiàn)狀，數(shù)據(jù)的精確性、更新的及時(shí)性受到限制，給企業(yè)固定資產(chǎn)的核算和管理工作造成了困難。

(三)未實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，網(wǎng)上審批功能尚待開發(fā)

無紙化辦公是指某些固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)傳遞和數(shù)字簽名，這些資產(chǎn)業(yè)務(wù)包括資產(chǎn)報(bào)廢、盤盈、盤虧、調(diào)撥、出租、租賃、處置、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)以及投資等需要進(jìn)行審核、審批的資產(chǎn)業(yè)務(wù)。

對(duì)于企業(yè)來說，在固定資產(chǎn)的管理過程中，固定資產(chǎn)的盤盈、盤虧、報(bào)廢等許多管理業(yè)務(wù)流程均需要提出申請。由主管單位審核和批復(fù)后才能準(zhǔn)許進(jìn)行。然而在現(xiàn)有的福州OA系統(tǒng)下，實(shí)現(xiàn)的僅僅是申請被批復(fù)后的賬務(wù)處理工作，而業(yè)務(wù)流程的上報(bào)、審核、批復(fù)、簽章等功能則只能在線下實(shí)現(xiàn)，這無疑就增加了固定資產(chǎn)管理人員的工作負(fù)擔(dān)，降低了固定資產(chǎn)管理的工作效率，因而，開發(fā)固定資產(chǎn)管理的網(wǎng)上審批、簽章業(yè)務(wù)。實(shí)現(xiàn)無紙化辦公亟待解決。

(四)系統(tǒng)功能的應(yīng)用受到限制

在企業(yè)的福州OA系統(tǒng)中，仍存在許多強(qiáng)大的功能未得到很好的應(yīng)用，主要表現(xiàn)在訂單功能的應(yīng)用上。內(nèi)部訂單主數(shù)據(jù)是單位用來記錄交易費(fèi)用的臨時(shí)工具，它具有強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)和查詢功能?？梢愿鶕?jù)管理人員的需要通過一定的權(quán)限自行設(shè)定。目前的福州OA系統(tǒng)中，內(nèi)部訂單僅僅被用于生產(chǎn)費(fèi)用的歸集。而沒有被用于固定資產(chǎn)的管理。在資產(chǎn)的投資管理中涉及投資訂單的概念，但是由于與現(xiàn)有固定資產(chǎn)有關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)難以精確統(tǒng)計(jì)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)沒有達(dá)到足夠精確的程度，投資訂單僅僅被定義為用在新井的投資增資業(yè)務(wù)上，而且僅僅是在為以后實(shí)現(xiàn)單臺(tái)設(shè)備核算準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，并沒有發(fā)揮其最大效能。因此，內(nèi)部訂單的功能亟待開發(fā)。

三、完善福州OA系統(tǒng)固定資產(chǎn)管理功能的對(duì)策建議

為提高福州OA系統(tǒng)的使用效率，加強(qiáng)福州OA系統(tǒng)對(duì)固定資產(chǎn)的分析管理功能，實(shí)現(xiàn)福州OA與固定資產(chǎn)管理的有效結(jié)合，需從以下幾個(gè)方面完善福州OA系統(tǒng)的功能和應(yīng)用：

(一)擴(kuò)大EILP的使用權(quán)限，加速基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的更新

由于資產(chǎn)的管理權(quán)和使用權(quán)相分離，以及企業(yè)的基層生產(chǎn)單位沒有足夠的權(quán)限對(duì)福州OA系統(tǒng)的資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，在固定資產(chǎn)存量管理中，內(nèi)部調(diào)撥問題引發(fā)了固定資產(chǎn)賬實(shí)不符的情況。因此，需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行完善：

1、將數(shù)據(jù)錄入權(quán)限下放到基層單位

由于企業(yè)擁有眾多的固定資產(chǎn)，固定資產(chǎn)的信息量太大，基層單位使用的固定資產(chǎn)信息只能每月向資產(chǎn)管理部門上報(bào)一次，信息的及時(shí)傳輸和處理受到限制。福州OA實(shí)施以后，由于福州OA系統(tǒng)對(duì)信息實(shí)行開放式、集成化管理，這就為及時(shí)、有效、準(zhǔn)確地傳輸更新企業(yè)的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)提供了必要的平臺(tái)。因此，應(yīng)當(dāng)把固定資產(chǎn)信息的錄入權(quán)限下放到企業(yè)的基層單位。讓資產(chǎn)的使用者及時(shí)更新固定資產(chǎn)的主數(shù)據(jù)，使得資產(chǎn)的基礎(chǔ)資料更加可靠、及時(shí)。福州OA權(quán)限的適當(dāng)下放，可以使固定資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)得到及時(shí)更新，滿足了企業(yè)對(duì)準(zhǔn)確、及時(shí)、有效信息的需求，有利于固定資產(chǎn)的管理。

2、做好權(quán)限下放的準(zhǔn)備工作

福州OA系統(tǒng)之所以先進(jìn)是與其開放性的特點(diǎn)分不開的，數(shù)據(jù)的終端在固定資產(chǎn)使用者的手中。獲得第一手、最準(zhǔn)確的資料，對(duì)固定資產(chǎn)的核算和管理非常重要。福州OA之所以設(shè)置層層權(quán)限，原因就在于系統(tǒng)的安全維護(hù)問題一直都是福州OA軟件的一個(gè)重大問題，企業(yè)不愿將福州OA系統(tǒng)中固定資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入權(quán)限下放到基層單位，是由于擔(dān)心基層單位員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)。使得固定資產(chǎn)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入更加混亂。面對(duì)這些矛盾和問題。權(quán)限下放前的準(zhǔn)備工作必須認(rèn)真做好。

(1)提高基層單位員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)。福州OA系統(tǒng)是一種先進(jìn)的管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)的操作也較之原有的信息系統(tǒng)復(fù)雜，由于在企業(yè)各基層單位的資產(chǎn)管理人員中，身兼數(shù)職的人員占很大比例，業(yè)務(wù)能力相對(duì)較差，因此。提高基層員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題要受到格外重視。具體措施主要有：①加強(qiáng)對(duì)員工的考核力度，通過樹立模范典型。激勵(lì)員工之間的競爭意識(shí)，使員工考核結(jié)果與績效掛鉤；②舉辦業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)交流活動(dòng)；③進(jìn)行企業(yè)文化的熏陶，提高員工的業(yè)務(wù)責(zé)任心。

(2)權(quán)限的劃分要合理。福州OA系統(tǒng)的權(quán)限劃分問題，是一直困擾企業(yè)的一個(gè)重要問題，權(quán)限的劃分是否合理。關(guān)系著企業(yè)福州OA實(shí)施的成敗?？刹捎靡韵聞澐址椒ǎ阂皇腔鶎訂挝恢挥斜締挝粩?shù)據(jù)的錄入權(quán)限。企業(yè)總部只有數(shù)據(jù)的使用和查詢權(quán)限，而沒有修改基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的權(quán)限；二是數(shù)據(jù)的錄入只有一個(gè)端口，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠；三是用戶在福州OA系統(tǒng)中的用戶名和密碼，要嚴(yán)格管理，發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，責(zé)任追究到個(gè)人。

(二)充分挖掘福州OA系統(tǒng)中訂單的強(qiáng)大功能

在福州OA系統(tǒng)中，訂單具有強(qiáng)大的查詢和統(tǒng)計(jì)功能，可以根據(jù)用戶的需要來自行設(shè)定，內(nèi)部訂單可用于計(jì)量某個(gè)銷售活動(dòng)的費(fèi)用，也可用于計(jì)量某個(gè)項(xiàng)目的支出。目前企業(yè)的訂單僅僅用來歸集成本。訂單強(qiáng)大的功能沒有得到充分應(yīng)用。因而在投資項(xiàng)目中。應(yīng)開發(fā)使用投資訂單。當(dāng)新增加一個(gè)項(xiàng)目時(shí)。如果需要實(shí)時(shí)監(jiān)控整個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用，可以通過創(chuàng)建項(xiàng)目投資訂單。對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行費(fèi)用監(jiān)控。當(dāng)費(fèi)用支出接近投資預(yù)算時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出警告信息，提示操作者；當(dāng)費(fèi)用支出達(dá)到投資預(yù)算時(shí)，系統(tǒng)不允許再過賬。

合理分配生產(chǎn)設(shè)備的成本費(fèi)用問題是固定資產(chǎn)管理中的一個(gè)重要問題。由于各種客觀條件不同，每臺(tái)生產(chǎn)設(shè)備的產(chǎn)量與其成本費(fèi)用難以配比。每臺(tái)設(shè)備所應(yīng)分配的產(chǎn)量不能相同。應(yīng)當(dāng)根據(jù)“能者多勞”的經(jīng)濟(jì)效益的原則來分配產(chǎn)量指標(biāo)。只有這樣才能使得整個(gè)企業(yè)達(dá)到既定產(chǎn)量時(shí)所產(chǎn)生的成本費(fèi)用是最低的。要達(dá)到每臺(tái)生產(chǎn)設(shè)備工作量分配的最經(jīng)濟(jì)的組合，要求對(duì)每臺(tái)生產(chǎn)設(shè)備的產(chǎn)量、費(fèi)用以及成本進(jìn)行評(píng)級(jí)。并且要做到實(shí)時(shí)監(jiān)測指標(biāo)的變動(dòng)以使得這個(gè)組合在整個(gè)流程中都是最優(yōu)的。

在傳統(tǒng)的管理方式下，對(duì)每臺(tái)生產(chǎn)設(shè)備的產(chǎn)量、費(fèi)用、成本等指標(biāo)的統(tǒng)計(jì)及分配，需要耗費(fèi)很大的財(cái)力、物力和人力，不具有可行性。然而，在福州OA系統(tǒng)中，內(nèi)部訂單具有強(qiáng)大的作用。企業(yè)可以利用內(nèi)部訂單的強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)和查詢功能來實(shí)現(xiàn)單臺(tái)設(shè)備的產(chǎn)量、費(fèi)用以及成本的歸集、統(tǒng)計(jì)和評(píng)價(jià)，并做到實(shí)時(shí)更新和維護(hù)；然后建立訂單組對(duì)單臺(tái)設(shè)備訂單進(jìn)行綜合管理。這種管理模式在福州OA系統(tǒng)下是完全可行的。

(三)完善福州OA的功能模塊，增加其他輔助功能

完善企業(yè)福州OA的功能模塊。需要增加的其他輔助功能主要包括：

1、增資、轉(zhuǎn)資的網(wǎng)上簽章

為了完善福州OA系統(tǒng)對(duì)固定資產(chǎn)的管理功能。開發(fā)基于福州OA系統(tǒng)的生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行固定資產(chǎn)的現(xiàn)場管理，主要完成固定資產(chǎn)的網(wǎng)上審核和簽章功能，徹底實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。

鑒于固定資產(chǎn)管理中，固定資產(chǎn)的增資、轉(zhuǎn)資沒有包括在網(wǎng)上審核的范圍之內(nèi)，在增資和轉(zhuǎn)資過程中同樣需要部門的審核和簽章，所以，需要把增資和轉(zhuǎn)資的網(wǎng)上審核和簽章也納入新系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之中，以真正實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的全過程無紙化辦公，以節(jié)省人力、物力和項(xiàng)目等待的時(shí)間。

2、固定資產(chǎn)保險(xiǎn)功能的完善

對(duì)保險(xiǎn)功能的完善主要是完善固定資產(chǎn)保險(xiǎn)的分析功能，分析固定資產(chǎn)保險(xiǎn)的歷史資料有兩個(gè)方面的作用：一是分析投保情況，及時(shí)調(diào)整投保資產(chǎn)；二是分析理賠情況。積極申請有利于企業(yè)的各項(xiàng)政策。完善保險(xiǎn)功能的主要內(nèi)容包括：

(1)增加對(duì)固定資產(chǎn)保險(xiǎn)參數(shù)的分析，主要包括：

①資產(chǎn)的投保標(biāo)的額：根據(jù)每項(xiàng)資產(chǎn)部分投?；蛘呷客侗５木唧w情況確定投保的標(biāo)的額?，F(xiàn)行的保險(xiǎn)方法要求按照固定資產(chǎn)的原值比例投保，按照凈值的比例收取保費(fèi)。

②資產(chǎn)的保險(xiǎn)費(fèi)率：每種財(cái)產(chǎn)的保險(xiǎn)費(fèi)率或與保險(xiǎn)公司具體商定的金額。

③資產(chǎn)的保險(xiǎn)費(fèi)額：資產(chǎn)表與保險(xiǎn)費(fèi)率表鏈接后形成的最終投保額。即：資產(chǎn)的保險(xiǎn)費(fèi)額=資產(chǎn)的投保標(biāo)的額×資產(chǎn)的保險(xiǎn)費(fèi)率。

④賠償金額：實(shí)際從保險(xiǎn)公司得到的賠償金額。

⑤實(shí)際損失：發(fā)生事故時(shí)，企業(yè)的實(shí)際損失。

(2)增加對(duì)固定資產(chǎn)損失、理賠指標(biāo)的分析，主要包括：

①賠付率指標(biāo)：是指賠款所得金額與資產(chǎn)的保險(xiǎn)費(fèi)額的比值。公式表示為：

賠付率=賠償金額÷資產(chǎn)的保險(xiǎn)費(fèi)額×100％

該項(xiàng)指標(biāo)主要用來考核某項(xiàng)資產(chǎn)保險(xiǎn)的有效性。

②凈損失=實(shí)際損失-賠償金額

③損失率=凈損失+保費(fèi)×100％（萬方數(shù)據(jù)）