電子文檔管理系統(tǒng)實施中最常見誤區(qū)

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1 誤區(qū)一：知識管理是信息化部門的事

知識管理由于最終的承載形式是信息化，有許多企業(yè)在具體開展知識管理工作中，就把知識管理的責(zé)任交給了信息化部門。其實，這是對知識管理工作以及知識不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。首先，知識的主要來源是業(yè)務(wù)。其他崗位也產(chǎn)出知識，但相比較業(yè)務(wù)就顯得不足掛齒。我們也不能一棍子打死說信息化部門不能承接知識管理工作，但前提條件是信息化部門具備做知識管理工作的能力。我們認(rèn)為有兩類人員可以勝任知識崗位：一類是非常了解業(yè)務(wù)，并對知識管理有一定認(rèn)知的，另一類是知識管理專業(yè)能力比較強(qiáng)，但或多或少需要了解業(yè)務(wù)的。我們認(rèn)為，無論那種類型的人，首先是要對業(yè)務(wù)有一定了解，才能做好知識管理工作。因此，知識管理不僅僅是信息化部門的事情，并且無論交給哪個部門，知識管理都是全公司的事。

2 誤區(qū)二：知識管理是信息化平臺

知識管理最終的展現(xiàn)形式，確實是通過信息化平臺展現(xiàn)的，因為信息流速度快，能最大程度的實現(xiàn)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)。但信息化是知識管理的載體，它是承接了企業(yè)知識管理成果的信息化工具，是知識管理的必要。

但在知識管理系統(tǒng)上線之前，企業(yè)需要思考知識管理到底管什么，什么是企業(yè)的知識，應(yīng)當(dāng)如何管理，才是實現(xiàn)知識管理的有效落地的關(guān)鍵所在！

3 誤區(qū)三：知識管理是員工的事情，和企業(yè)沒關(guān)系

企業(yè)常常把知識管理的工作認(rèn)定為是給員工服務(wù)的，要員工上傳資料，這樣員工就可以在庫中找到業(yè)務(wù)中需要的知識。但知識管理之所以上升到管理層面，他不僅僅知識一個電子數(shù)據(jù)庫的概念。員工憑什么要把自己的知識交給其他員工，憑什么利用休息時間將知識上傳。在這樣的思考下，企業(yè)往往反應(yīng)自己的知識更新不夠及時，沒人愿意參與到知識管理工作中。其實我們認(rèn)為，知識管理恰恰是企業(yè)行為，知識管理的運(yùn)用是增強(qiáng)企業(yè)無形資產(chǎn)的工作、是提高核心競爭能力的工作、是擺脫對個別明星員工依賴的工作。所以知識管理是上升到企業(yè)戰(zhàn)略層面的管理行為，它是和企業(yè)發(fā)展、企業(yè)戰(zhàn)略導(dǎo)向密切相關(guān)的管理行為。

4 誤區(qū)四：只要各部門做好自己的知識分類就是知識管理了

其實所有的企業(yè)都知道知識需要共享，但在整理知識、做知識結(jié)構(gòu)化、利用知識管理工具的過程中，就已經(jīng)逐漸的造成了知識的壁壘。試想一下你電腦中的資料，別人怎么可能知道你某個文件放在哪里。企業(yè)知識管理也是相通的。所以在做知識管理的初期，就已經(jīng)造成了知識壁壘，使得開展過程中投入了大量資源但成效甚微，員工還是反應(yīng)找不到資料。雖然知識管理效果不佳可能由于大量知識管理工具運(yùn)用不到位而造成，但這也是促使知識管理工作無法有效開展的原因。因此我們建議知識管理不是各部門各把一攤的工作，是打通全部門，形成整體知識框架的工作。

5 誤區(qū)五：知識管理是一種獨(dú)立的管理手段，和其他管理線條沒關(guān)系

我們有時候經(jīng)常會聽到“這個事情是知識管理的事，不是我們的責(zé)任“。在部分正在開展知識管理工作的企業(yè)，會有這樣的理解。其實，知識管理是將所有企業(yè)活動中的知識進(jìn)行抓取的一種管理手段。在許多實際的知識管理咨詢案例中，我們發(fā)現(xiàn)許多知識管理工作其實是在完善原先管理的不足點(diǎn)。因此，知識管理是穿插在所有管理環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)活動中的，僅是以知識為抓手，將全公司知識進(jìn)行管理的一種管理思想，它并不是一種獨(dú)立的管理手段。

6 誤區(qū)六：其他公司的知識管理經(jīng)驗可以照搬成為自己的

有許多企業(yè)在做知識管理工作之前，會去已經(jīng)開展知識管理的企業(yè)參觀、考察、學(xué)習(xí)經(jīng)驗。為了避免風(fēng)險，去參觀、考察本身無可厚非。但有一些企業(yè)會照搬別人的知識管理做法，從分類目錄到系統(tǒng)供應(yīng)商一并復(fù)制到自己企業(yè)中。這樣做看似節(jié)約了成本，但有一句話叫“雙胞胎都沒有長的一樣的”。每一個企業(yè)都有他自身的文化、業(yè)務(wù)的特性、員工的工作方式。不同的企業(yè)對知識的管理方式是不同的，看到成功企業(yè)的做法，充其量知其然不知其所以然。所以我們建議要做好知識管理，需要根據(jù)自己的實際情況出發(fā)，不能盲目照搬。