企業(yè)高效管理之制造業(yè)網(wǎng)上費用報銷管理

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1.項目背景介紹

企業(yè)財務管理中，控制成本費用是最為迫切的事情，特別是在報銷環(huán)節(jié)上，各種灰色利益鏈錯綜復雜，虛假發(fā)票泛濫，已成為抬高企業(yè)成本，吞噬利潤的災區(qū)之一。 煩瑣而復雜的報銷環(huán)節(jié)，如何提速，從而提高員工滿意度，減輕相關財務人員工作量，也時刻困擾著企業(yè)。要破解這樣的難題，最好的辦法便是采用信息化的手段集 成工作日志、信用卡、網(wǎng)上電子銀行、商旅報銷系統(tǒng)、財務系統(tǒng)，讓它們實現(xiàn)一體化，最終實現(xiàn)費用報銷透明化，費用報銷流程自動化。

深圳市偉創(chuàng)自動化設備有限公司作為一家快速成長的設備制造企業(yè)，隨著業(yè)務拓展，對費用報銷管理的挑戰(zhàn)越來越大。為滿足客戶需要，偉創(chuàng)在全國建立了廣泛的銷售與服務網(wǎng)絡，尋求一套支持流水報銷且與網(wǎng)銀系統(tǒng)集成的費用報銷系統(tǒng)迫在眉睫。對于偉創(chuàng)來說，選擇信息系統(tǒng)不但要考慮眼前的需求，還要考慮未來的需求，偉創(chuàng)使用的金蝶K3賬務系統(tǒng)并不能完全滿足他們的需求，采購的系統(tǒng)需要能與賬務系統(tǒng)對接，提供報銷功能，生成憑證。友為為偉創(chuàng)量身定制了滿足企業(yè)需求的報銷系統(tǒng)。

2.項目目標與實施原則

·實現(xiàn)費用報銷審批便捷化

實現(xiàn)費用報銷流程自動與工作日志集成，方便費用審批人員對費用報銷真實性進行審查和驗證，提高費用管理的內(nèi)控水平。

·與網(wǎng)上銀行集成實現(xiàn)報銷支付自動化，無現(xiàn)金化

與電子銀行系統(tǒng)集成，支付數(shù)據(jù)通過專線自動傳輸?shù)诫娮鱼y行，實現(xiàn)電子銀行批量支付，完成支付后，員工手機可接收銀行卡的短信，獲得報銷款到帳信息。

·與ERP財務模塊、金蝶K3集成實現(xiàn)會計憑證自動化

系統(tǒng)可設置部門、消費類型、費用科目之間的對應關系，自動匹配準確的會計科目。與ERP實現(xiàn)無縫集成，實現(xiàn)會計憑證自動化，提高費用會計的憑證處理效率。

·領導隨時審批，友為提供手機客戶端審批，實現(xiàn)移動辦公需要

用戶可以使用無線設備（如移動電話或PDA）在線創(chuàng)建、編輯、提交、批準或駁回費用報銷單。

·具有智能提醒的自動化審批流

可以定制的審批規(guī)則和進行加簽和會簽等處理，提供靈活的工作流管理。支持費用發(fā)票的影像上掛，通過系統(tǒng)提交，提高審批的及時性。員工及管理者可通過任何標準的電子郵件系統(tǒng)或Web 瀏覽器接收提請他們注意的通知，并做出回應。

3.效益分析 

本 案例項目的實施成功，通過這個項目，偉創(chuàng)大幅提高了費用會計和出納的工作效率，從而節(jié)約了人工成本。此外，在提高員工差旅便捷度及工作效率、提高管理者的 費用審批便捷度及效率、提高員工滿意度、提高費用報銷的內(nèi)控水平、降低費用報銷舞弊可能性等領域都產(chǎn)生了不可估量的潛在效益。且這些直接的、間接的、潛在 的效益是持續(xù)的，特別是隨著公司規(guī)模不斷擴大，效益將越來越明顯。

1、全面跟蹤、控制企業(yè)的費用發(fā)生全過程，資金集中管控，提高了資金使用效率； 

2、實現(xiàn)從申請、報銷審批、支付、全流程的規(guī)范化、標準化、透明化、自動化費用報銷； 

3、通過網(wǎng)上銀行付款，提高支付效率，節(jié)省了支付成本，提高工作效率； 

4、使報賬人員、審批人員、財務人員分離，強化內(nèi)部控制，提高員工滿意度；

5、時實監(jiān)控總部與全國各分支機構內(nèi)發(fā)生的重大和異常費用情況，降低企業(yè)經(jīng)營風險；