健全醫(yī)院檔案管理體系 促進醫(yī)院發(fā)展

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作中形成的文件、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體的檔案。醫(yī)院檔案反映了醫(yī)院在不同歷史時期醫(yī)療和科研水平發(fā)展情況、醫(yī)院人才和固定資產(chǎn)變化情況，記載了不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫(yī)院歷史和現(xiàn)實的見證，是醫(yī)院的寶貴財富。

　　1 醫(yī)院檔案管理工作的重要意義

　　醫(yī)院檔案按內(nèi)容可分為病歷檔案、科技檔案、設(shè)備檔案和人事檔案等幾大類，各類檔案記錄了醫(yī)院在不同領(lǐng)域的發(fā)展建設(shè)情況。做好這些檔案的管理工作具有重要的意義。

　　1.1 管好病歷檔案可便于總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，促進醫(yī)療質(zhì)量提高

　　病歷檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，專業(yè)性、技術(shù)性很強，也是評價和衡量醫(yī)院管理、醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平的重要依據(jù)。與其他檔案管理工作不同的是，病歷檔案工作直接關(guān)系到廣大人民群眾的疾病防治和身體健康。病歷資料信息的利用率高，實用性強，它必須在短時間內(nèi)做好收集、整理、組卷、登記、分類、編目、編碼、排號、貯存和檔案的檢索、利用等工作，把病案中大量的醫(yī)療信息資料進行全面系統(tǒng)的收集分析，及時準確地向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科室醫(yī)務(wù)人員提供有價值的醫(yī)療信息。查閱利用包括醫(yī)院感染、新農(nóng)合、醫(yī)療保險、公費醫(yī)療、公檢法、計劃生育、醫(yī)療事故糾紛案件、傷殘事故民事案件、疑難病例轉(zhuǎn)院、會診、病歷復(fù)印件等，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層加強業(yè)務(wù)管理、業(yè)務(wù)建設(shè)提供決策，為科室醫(yī)務(wù)人員總結(jié)提高醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)療質(zhì)控工作提供依據(jù)，在強化醫(yī)院管理、改進醫(yī)療質(zhì)量、提高工作效率、改進醫(yī)療質(zhì)量等方面均起到重要作用。

　　1.2 管好科技檔案有利于科研成果總結(jié)、轉(zhuǎn)化和推廣，促進醫(yī)院科研發(fā)展

　　醫(yī)院發(fā)展離不開科技支撐。隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)的不斷進步，單純的醫(yī)療服務(wù)工作已經(jīng)不能滿足醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的需要，必須加強科研與創(chuàng)新，充分利用科技檔案，開發(fā)、應(yīng)用和推廣科研成果，加快科學(xué)研究的進度，通過醫(yī)學(xué)科技成果的交流，達到推廣應(yīng)用和服務(wù)大眾的目的。通過科技信息的收集管理，開發(fā)利用科技檔案資源，將科研計劃管理與科研計劃檔案管理相結(jié)合，挖掘科技檔案中蘊藏的科技信息，使之成為科研立項、實施以及科研成果推廣應(yīng)用的重要依據(jù)。

　　1.3 管好設(shè)備檔案可以優(yōu)化資源調(diào)配利用，促進技術(shù)質(zhì)量提高

　　醫(yī)療設(shè)備管理直接關(guān)系到醫(yī)院醫(yī)療工作的開展，完善的醫(yī)療設(shè)備檔案為醫(yī)院全面、準確地了解設(shè)備購置、使用情況提供了可靠的依據(jù)和憑證，也為設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)提供了保障。設(shè)備檔案在大型儀器的引進和維護中起到不可低估的作用。充分利用設(shè)備檔案考查、論證醫(yī)院大中型儀器設(shè)備，了解設(shè)備使用頻率、使用壽命，做好預(yù)測服務(wù)，為購置設(shè)備提供及時、準確的信息，避免資源浪費，是加強醫(yī)院宏觀調(diào)控、保障醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量的重要途徑。

　　1.4 管好人事檔案可以促進人才選拔和利用

　　醫(yī)院要發(fā)展，人才是關(guān)鍵。醫(yī)院人事檔案真實記載著醫(yī)務(wù)人員的德、能、績、效等多方面資料，是醫(yī)院組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，醫(yī)務(wù)人員流動性不斷增強，做好人事檔案管理工作，對于人員信息的掌握，各類人員的合理分配，人才資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)的調(diào)配等都有重要的作用。

　　2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析

　　2.1 醫(yī)護人員檔案管理意識不強

　　目前醫(yī)院檔案管理存在的普遍現(xiàn)象是，雖然建立了檔案管理體系，但運行效果并不理想，不少醫(yī)護人員檔案意識較淡薄。一方面表現(xiàn)在歸檔意識不強，對于一些檔案特別是科技檔案不能規(guī)范整理，及時歸檔；另一方面對于借閱檔案的保護管理和及時歸還意識不強，借閱者為圖方便，將檔案材料隨意存放，歸己所有，導(dǎo)致檔案材料丟失或損壞的現(xiàn)象比較普遍。醫(yī)院對檔案管理重要性的宣傳力度不夠，沒能使有關(guān)人員乃至醫(yī)院全體員工充分認識到檔案是一種特殊的、不可再生的信息資源，是醫(yī)院的寶貴財富，管理好和保護好這種資源是每個員工的義務(wù)和職責(zé)。

　　2.2 檔案管理硬件設(shè)施投入普遍不足

　　由于檔案管理工作不直接帶來經(jīng)濟收益，很多醫(yī)院不重視對檔案的投入。而檔案管理工作具有很強的特殊性，需要長久保留，因此對環(huán)境的要求較高，比如溫濕度的控制、防蟲防鼠等需要較高的條件，很多醫(yī)院由于投入不足，檔案室環(huán)境不達標，導(dǎo)致了檔案破舊、損毀，影響檔案的查閱。此外，隨著科技的進步，紙質(zhì)文件管理已遠遠不能滿足需要，檔案的信息化管理已是必然趨勢，而很多醫(yī)院在電腦及相關(guān)軟件的及時更新?lián)Q代上投入不足，直接給檔案的管理和利用帶來不便。

　　2.3 檔案管理制度不完善

　　醫(yī)院作為一個大的綜合機構(gòu)，很多方面都按照衛(wèi)生行政部門要求制定了較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有健全的制度和檢查考核措施。對應(yīng)歸檔的材料信息內(nèi)容界定不清，檢查督促考核落實不到位，檔案資料收集不全。此外，在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核的內(nèi)容，嚴重存在科室和職工無視檔案資料現(xiàn)象，使許多應(yīng)納入管理的檔案資料未能納入。

　　2.4 檔案管理人員能力素質(zhì)參差不齊

　　醫(yī)院檔案管理人才不足是普遍現(xiàn)象。一方面，很多醫(yī)院的檔案管理人員都缺少相應(yīng)的系統(tǒng)培訓(xùn)，缺乏資質(zhì)，自身的業(yè)務(wù)水平不過硬，直接導(dǎo)致了檔案管理的不科學(xué)、不嚴謹；另一方面，醫(yī)院檔案管理人手不足，很多醫(yī)院檔案管理都只有1人負責(zé)，甚至是其他人員兼職管理檔案。此外，醫(yī)院在檔案人才的再教育和培訓(xùn)方面重視不夠，導(dǎo)致檔案人才的能力素質(zhì)和管理水平提高受限。

　　3 做好醫(yī)院檔案管理工作的幾點思考

　　3.1 加強宣傳教育，提高檔案管理意識

　　首先，要加強《檔案法》的學(xué)習(xí)，增強醫(yī)院干部、職工的檔案管理意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識，使其把檔案管理作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓。其次，要加大檔案管理宣傳工作力度，逐步走出現(xiàn)單調(diào)枯燥的宣傳格局，不斷拓展宣傳渠道，強化醫(yī)院職工的檔案管理意識。

　　3.2 建立健全制度，規(guī)范檔案管理工作機制

　　由于醫(yī)院檔案管理工作專業(yè)性強，內(nèi)容繁多復(fù)雜，這就要求醫(yī)院建立符合醫(yī)院實際情況的檔案管理制度體系，并在工作中不斷加以完善，建立檔案收集和歸檔、利用和保管、鑒定和銷毀等制度，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位制度和考核辦法中。在管理制度上，應(yīng)建立健全檔案管理體系，形成垂直式管理，成立檔案管理小組，由分管副院長任組長，職能科室主任擔(dān)任成員，各職能科室設(shè)兼職檔案員1人，形成完善的管理體系。兼職檔案員具體負責(zé)收集、整理本部門在日常工作中形成的、對今后工作具有參考利用價值的文件材料，定期向檔案室移交，這樣既保證了歸檔文件材料的完整性、系統(tǒng)性，又便于落實責(zé)任和跟蹤監(jiān)督檢查。

　　3.3 加大投入，加強相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

　　一是按照檔案管理工作特點，修建符合防盜、防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防有害氣體、防蟲等“八防”要求的檔案專用庫房，設(shè)置專門的檔案閱覽室、辦公室。二是建立信息化管理系統(tǒng)，推動檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。信息化檔案管理可以減少檔案的占用空間，提高檔案信息流轉(zhuǎn)速度，方便查找利用，節(jié)省人力物力。

　　3.4 加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

　　檔案管理人員素質(zhì)直接影響醫(yī)院檔案的管理水平。因此，醫(yī)院應(yīng)將檔案管理人員的培訓(xùn)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新、進修學(xué)習(xí)等方式，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。

　　總之，在我國醫(yī)療服務(wù)事業(yè)面臨全面改革的歷史背景下，科學(xué)規(guī)范地做好檔案管理工作，對于不斷提高檔案管理效率、促進醫(yī)院醫(yī)療科研水平具有重要意義。